2017年8月16日

スケジュールを精査せよ!「時間管理のコツ」について考える

「時間がない」や「忙しい」が口ぐせの人も多いはず。仕事に追われ残業続き……。そんなあなたは正しい「時間管理の方法」を身に付けましょう。時間管理をきっちりと行い、仕事はもちろんプライベートも実現させましょう!この記事では、時間管理のコツについて解説します。

「なぜ忙しいのか」原因を考える

忙しいビジネスマンのイラスト | かわいいフリー素材集 いらすとや (20156)

まず、時間がなぜ「ない」のか原因を追究しましょう。そうしないと、対策を打つことができないからです。

原因を解明するためにやってほしいのは「一日のスケジュールを書き出す」ことです。まさかスケジュールを決めず、行き当たりばったりで仕事をしている人はいないですよね?社会人たるもの一日のスケジュールをきっちりと決めて働くべきです。

まず、紙でもエクセルでもよいので、一日のスケジュールを書き出しましょう。そのスケジュールがうまく消化できないからこそ、時間がなくなっていくわけです。

原因を分析するとわかると思いますが、時間が無くなる理由の大半は些細なことです。例えば「昼休みを長く取り過ぎてしまった」「営業先で雑談に興じてしまった」「集中力が途切れ仕事がはかどらなかった」などです。

原因を解消するためには何をしたらよいか考える

例えば、「昼休みを長く取り過ぎてしまった」場合について考えてみましょう。気の合う同僚と昼食に行ったものの、話が盛り上がりすぎて時間を忘れて話し込んでしまったというケースです。

この場合は、同僚と昼食に行くことをやめるべきです。自制心が働かない者同士、一緒にいても昼休みを超過してしまう可能性が高いでしょう。就業時間後に居酒屋などで落ち合ってみてはいかがでしょうか。

急な仕事を減らすためには?

時間が無くなる理由を分析すると「自分が原因のもの」と「他人が原因のもの」に分けられるはずです。上述した昼休みや雑談の例は、自分が注意することで避けられるもの。しかし、「他人が原因のもの」は、なかなかそうはいきません。

例えば、勤務時間終了直前に仕事を振ってくる上司。はっきり言ってこんな上司は無能ですが、サラリーマンたるものしっかりと対処しなければいけません。

こういう上司と仕事をする場合は、自分がイニシアティブを取ることを考えましょう。上司が仕事を振る前に「仕事はありませんか」と声をかけ、いつ頃その仕事が発生するかあらかじめ聞いておきましょう。

この例の場合、上司に問題がありますが、こまめにコミュニケーションを取ることで、状況は徐々に改善するはずです。

アポイントメントの時間を考える

営業マンの方は、「クライアントに合わせないといけないから残業止む無し!」と思ってはいませんか?それは間違った常識です。アポイントメントの時間について考えてみましょう。

午前中のアポイントは最低2件、午後は3件入れるよう心がけましょう。
午前中のアポは、9時と11時。午後は13時、15時、17時。

最も大事なのは午前中の過ごし方です。よく10時にアポを入れる人がいますが、これは考えものです。ハッキリ言って時間をかなり無駄にしています。

というのも、10時に訪問し、1時間商談、11時に帰るというスケジュールがほとんどだと思いますが、この場合、次のアポは何時にしますか?
13時のケースが多いと思いますが、こうなると移動時間とすき間時間が合計2時間あり、訪問数が成果の肝である営業マンにとっては致命傷になります。

午前中は9時と11時にアポを取り、2件必ず回る、こうすることで時間を有効活用できるだけでなく、成果にもつながります。

「断る」ことを覚える

飲み会やダラダラ残業は、あなたの時間を奪う元凶。本当に成果を出したいなら、こうした無駄な時間を徹底的に省き、行動にフォーカスする必要があります。

誘われた飲み会は、「研修会がある」「資格試験に向けて勉強している」などスキルアップに関することを理由にするとよいでしょう。というのも、資格学校に行くには、数十万円の費用がかかるので、誘っている人はこう聞くと気が引けるからです。

無駄だと思うものは、極力省くこと。これで時間は確実に作り出すことができます。もちろん、歓送迎会などの大事な飲み会は参加しましょう。そうすることで、付き合いが悪い人とは思われなくなります。

睡眠時間は決して削らない!

多忙極まりないのなら致し方ないですが、できる限り睡眠時間は削らないようにしましょう。適正な睡眠時間は人それぞれ。一般的に自然と目が覚める時間数が自分に適した睡眠時間と言われています。

たとえ忙しくても、睡眠時間をしっかりと確保することが大切です。そうしないと、仕事中にウトウトしてしまい効率が上がらないからです。

「時間管理」はまず自分の意識改革から始める

飲み会やダラダラ残業、昼休み超過、営業先での長時間の雑談など時間がなくなる原因を挙げるとキリがありません。

上述した通り、時間管理は自分で制御できるものと他人が関わっており一工夫必要なものがあります。まず、自分で制御できるものを中心に「時間管理」に取り組んでいきましょう!
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