2016年12月22日

コミュニケーション不足の原因って?相手別の改善策は?

仕事をするうえで、よく耳にする「コミュニケーション不足」という言葉。仕事上で何か失敗や流れが良くない時に発される事が多いですが、事前にその原因を理解しておくことで改善される点もあります。今回はコミュニケーションの相手先を3つにわけて原因と改善策についてご紹介したいと思います。

対・同僚 ~割愛編~

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原因:いつも通りという「割愛系」によるもの

同じ部署で一緒に働く同僚とは、会話やメールなどは頻発している事から、多くの方がコミュニケーションは不足していないと認識している事が多いと思います。

しかしそのいつも通りという事や多忙だという点から「じゃあやっておいて」的な短い阿吽の呼吸になっていませんか。

もちろんそれも信頼関係の一つですが、いつものワンパターンの関係を脱して知らない一面を探してみるのも、新しい発見があるかもしれませんよ。

対・同僚との改善策は?

特に新しい案件や細かい作業・確認が伴うものは、多すぎるくらいでも良いのではないでしょうか?

後に聞いておいたことで仕事のステップが減る事もありますよね。いざ困った時、一番助け合う立場にあるので、何気ない事でも、気になったらすぐに聞いて、頻度を上げ、仕事に関する内容ではお互い常にクリアな関係を保つように心がけたいですね。

もちろん節度を守ってのメリハリが大切ですが、仕事の話ばかりでも新たな一面発見につながるかというと疑問。時には息抜きの雑談をしてリラックスした状態で話すのもいいですよね。

対・上司 ~遠慮編~

原因:“評価”という単語がバックにちらつく「遠慮系」によるもの

上司、上長。縦と横の組み合わせで成り立つ組織において、指示・評価の権限を持っている存在。

大抵、少々年齢が離れている場合が多いかと思いますが、そこもまたコミュニケーション不足の原因のひとつかと思います。自分の日ごろの評価に直接繋がってしまうと考えてしまい、更に年上で迫力がある方も。

緊張してなかなか思っていることや、言いたい事を言える関係というのは難しいものではありませんか?

対・上司との改善策は?

仕事の上では、報連相のレベルアップがまずひとつ挙げられます。

そして、上司に対して仕事中に自分から雑談を始めるのは難しいですが、上の方からリラックスモードで話をして下さった場合には快く節度ある態度で応対したいものですよね。

もうひとつ、同じ職場であれば、そういった日々のコミュニケーションの一コマの他にも、ランチや飲み会、移動時間などの機会もあると思います。

そんな時におススメなのが、大袈裟かもしれませんが、踏み込みすぎない、ご本人に聞いたことがない、且つこちらからできる質問をいくつか考えておくことです。

「どなたと同期ですか?」「好きなスポーツはありますか?」「学生時代はどんな事をされていましたか?」など、カンタンな質問で良いので、頭の中で用意しておくだけで気が楽になり、何度か繰り返していく中で自然と会話力も上がってくるはずです。

対・取引先 ~機密付編~

原因:伝えていい事か否かがふんわり説明の「機密系」によるもの

会社員の難しい所のひとつに、機密保持という単語が上がってくると思います。取引先とのお付き合いの中で、言ってしまえば話が早いのに、社外秘がからんでここまでしか話せないので説明が難しいといった場面は、こちらがお客様でも、営業側でも多々あるのではないでしょうか。

また、社内でも部外秘という内容は意外と多いもの。説明がふんわりとしてしまい、先方にどうして欲しいのか、うまく伝わらないことってありませんか?

対・取引先との改善策は?

機密保持を守らないのはご法度であり、職を更には社会的立場さえも失いかねないです。話せない場面の表現で困った場合は、この部分はちょっとお話できないのですが、とあっさり述べてしまいましょう。

ただ、問題なのは、大事な説明なのに機密絡みが原因で、後に聞いていないと先方から言われる事です。最低限話せる事とそうでないことはしっかり分けて整理しておき、できるところは分かりやすく説明しましょう。事前にはっきりと線引きしておくことで、自信をもって話せますし、やりとりもスムーズになるはずです。

また、仕事以外の質問を少々用意しておくと場が潤います。ここでのポイントはあまり個人的なことは聞かないこと。もちろん、先方からのお話に対しては、誠意をもって楽しく弾ませたいものですね。

コミュニケーション不足の改善策は、「自分から」

いかがでしたか?コミュニケーションと一言で言いましても、社会人として働く場合は、多方面との関係性によって、立場も違えば年齢層も違いますし、相手相応の会話力が求められます。

友人関係とは全く違い、本音というのはなかなか飛び出しにくいもの。本音は難しくても少ずつ「自分から自分をみせる」ことで、コミュニケーション不足を解消できると良いですよね。
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