2017年8月14日

【社内外】メールテンプレート『企画書編』

ビジネスシーンでは、新しいプロジェクトを始める際には、必ずといっていいほど企画書を作成します。その企画書を元に検討を重ねるためる、社内外の関係者すべてに企画書を配布しなければなれません。では、企画書を送付するときのメールの書きかたには、どんなマナーがあるのでしょうか。

企画書送付メールとは?

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企画書とは、なにかプロジェクトを始めるに当たって、関連資料などをまとめて作るものです。

自分が思いついたアイデアを「こういった形でプロジェクトにしたらどうでしょうか?」と提案する場合もありますが、どちらかといえば「こんなプロジェクトを行いたいので、素案を作ってほしい」とのオーダーを受けて作るケースがほとんどではないでしょうか。

つまり、相手はあなたから企画書が送られてくるのを待っている状態といえます。そのため本文には、企画書を送る旨だけを明記しておけば大丈夫です。

ただし、「よろしくお願いします」といったあいまいな件名は、迷惑メールと間違われてしまう元。内容が一目で分かるよう、「□□□□の企画書をお送りします」「□□□□企画について」のように明記しましょう。

企画書送付メールの注意点

以前は企画書といえば、紙に印刷したものがほとんどでした。そのため、クライアントに向けては企画書を郵送すると同時に、電話やメールで「送付しました」と一報をいれるというのがマナーとされてきました。

現在では、情報共有のしやすさや即時性から、パソコンで作った企画書のデータファイルを、メールに添付して送るというスタイルが主流となっています。

ただ、手軽に送れるようになった分、セキュリティには十分注意しなければいけません。新企画の内容が同業他社に漏れてしまうと、大問題になってしまうこともあります。

また、企画書をメールに添付する場合には、事前に送り先に対して添付ファイルで送る旨を伝えておくのがマナーです。環境によってはファイルが開けないこともあるので、ファイル形式についても確認しておく必要があります。

大量の画像や動画を含んだ企画書は、ファイルサイズが大きくなります。7メガバイトを超えるサイズのファイルを送る場合には、ファイル転送サービスを利用するようにしましょう。

なかには、ダウンロード案内のメールを発信できるファイル転送サービスもありますが、場合によってはその案内が迷惑メールに分類されてしまうことも。確実に相手に届けるためにも、ダウンロードURLを記入したメールを書き起こす、ファイル転送サービスを利用した旨を伝えておくといった配慮が必要です。

状況パターン別の企画書送付メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

社内向けに企画書を送付する時のメール

件名:□□□□キャンペーンについて

□□□□営業部長

お疲れ様です。
営業1課の尾洲です。

○月○日の連絡会議で議題となりました
□□□□キャンペーンについての企画書を
添付しましたのでご確認ください。

次回の会議ではこの企画書を元に
詳細についての打合せをお願いしたいと思っております。

何卒よろしくお願いいたします。

====================
 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
====================

社外向け企画書のチェックを依頼するメール

件名:□□□□社の□□□□キャンペーンについて

□□□□営業部長

お疲れ様です。
営業1課の尾洲です。

先日ご依頼のありました
□□□□社の□□□□キャンペーンについての
企画書を作成いたしましたのでお送りします。

○月○日の打ち合わせでのご意見を踏まえて、
××××についても加えた形で企画しております。
漏れなどがないか、ご確認いただけますでしょうか。

問題がないようでしたら、
これで先方にお送りしたいと思っております。

ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

====================
 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
====================

取引先に企画書を送る場合のメール

件名:□□□□キャンペーンの企画書をお送りします

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

平素より大変お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

このたびは
□□□□キャンペーンについてのお話をいただき
誠にありがとうございました。

早速、前回のお打ち合わせの内容を盛り込んだ
企画書を作成いたしましたのでお送りします。
ご確認ください。

--------------------
添付ファイル:□□□□キャンペーン企画書
       (PDFファイル/全16ページ)
--------------------

キャンペーン内容につきまして
ご不明な点などございましたら、
お電話またはメールにてご連絡ください。

詳しい進行スケジュールに関しましては、
次回のお打ち合わせでご相談できましたら幸いです。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
========================================

ファイル転送サービスを利用した場合のメール

件名:□□□□キャンペーン企画書送付のご連絡

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

平素は格別のお引き立てを賜り
厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、ご依頼をいただきました
□□□□キャンペーンについての企画書を
ファイル転送サービスにてお送りいたしました。

お手数をおかけしまして大変恐縮ですが
下記URLよりダウンロードをお願いいたします。

--------------------
ファイル名:□□□□キャンペーン企画書.pdf
ファイルサイズ:8.4MB
ダウンロードURL:
http://bizfull.jinzainews.net/download=1234567890=1234567890
ファイル保存期限:○月○日○時○分
--------------------
※保存期限を過ぎますと、ダウンロードできなくなります。
 ご注意ください。

何かご不明な点などございましたら、お電話かメールにて
お問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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