2017年8月16日

【社内外】メールテンプレート『提案編』

仕事でなにか問題点や改善点を発見した時、それを指摘するだけでは半人前。「こうしたらどうか」という改善の提案ができてこそ、一人前のビジネスパーソンといえます。しかし提案のしかたによっては、相手の気分を損ねてしまうことも。そこで提案メールのポイントについて考えてみましょう。

企画書と提案書の違い

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企画書は多くの場合、社内や取引先との同意がとれた状態で、必要に迫られて作成するものです。すでに会議などで「キャンペーンを行いたい」「新たなイベントを立ち上げたい」といった方向性が決まっている状態で作成される、会議や打ち合わせの叩き台となるような資料が、企画書と呼ばれています。

それに対して提案書は、明確に必要とされていない状態で作成するもの。たとえば、「社内研修システムの不備について、改善策を提案する」「取引先に新たな商品を提案に、導入を検討してもらう」といったケースです。企画書の中でも、社内での同意が得られていない状態で提出する企画書は、どちらかといえば提案書に近いといえるでしょう。

物事を変えるには、少なからず手間がかかります。そのため、改善点はあるものの、現状でも大きなトラブルなどが起こっていない場合は、どんなに良い提案でも歓迎されるとは限りません。

ですから提案する場合には、不必要な摩擦を起こさないよう、細心の注意が必要です。

提案メールでのポイント

ビジネスシーンでの提案には、新プロジェクトの提案、現在の作業工程に関する提案、トラブルの防止となる提案、取引先への新商品の提案など、さまざまな種類があります。どんな部署に配属されていても、なにかを提案する機会があることでしょう。

提案は口頭で行っても構いませんが、後で提案内容を見返したり、確認したりできるよう、メールで行うのがいいでしょう。提案の内容が込み入っている場合は、企画書のように独立した文書を作ったほうが伝わりやすくなります。

提案メールに必要な要素は、現状での問題点をきちんと指摘することと、提案によってどんな効果が期待できるのか明記すること。単純に不満を書き連ねただけでは、提案にはなりません。

提案の最終的な目的は、こちらの主張を受け入れてもらうこと。そのためにも「この提案によって、こんな効果が見込める」ということに重点を置くようにしましょう。

状況パターン別の提案メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

社内研修の提案メール

件名:□□□□についての社内研修のお願い

□□□□営業部長

お疲れ様です。
営業1課の尾洲です。

先日、営業事務のサポートシステムとして
□□□□が導入されました。
同時に運用パンフレットもいただきましたが、
文面だけでは分かりにくいところもあり、
入力に大変時間がかかっております。

営業2課、3課にも確認をとりましたところ、
営業部員の約半数が、以前よりも
事務処理にとられる時間が増えたと答えております。

そこでお願いなのですが、
サポートシステムを有効に活用するためにも、
システム設計を担当されたSEの方を講師として
研修を行っていただくことはできませんでしょうか。

各所にお手間やお時間をとらせてしまうことになりますが、
今後のシステム運用トラブル防止のためにも、
ぜひ社内研修の実施を
ご検討いただければと思っております。

もし実施が叶いました場合は、
営業1課は全員が参加させていただく所存です。

以上、何卒よろしくお願い申し上げます。

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 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
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社内業務改善の提案メール

件名:定例会議の効率化について

□□□□営業部長

お疲れ様です。
営業1課の尾洲です。

じつはこのたび、
毎週月曜に行っております定例会議につきまして、
システムの変更を提案したいと思います。

現在、資料の配付が会議開始時となっているため、
各議題について事前の準備が足りないまま
検討しなければならないという問題点があります。
そのため、会議の時間が
予定よりも長引くことも多々ありました

そこで以下の2点を提案いたします。

1)定例会議資料は金曜中に配布する
 事前に資料を配付すれば、
 各自で資料に目を通しておく時間がとれます。
 すると、会議で担当者が資料を読み上げる時間をなくし、
 会議時間を短縮できると考えます。

2)月曜の定例会議と金曜の報告会を一本化する
 現在、月曜の定例会議での決定事項について
 金曜に報告会を行っておりますが、
 月曜の定例会議と一本化することを提案します。
 提案1)により会議時間が短縮されれば、
 実現は可能ではないかと考えます。

以上、僭越ながら業務の効率化のため、
検討を重ね、提案させていただきました。
ご検討いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

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 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
====================

取引先への新製品の提案メール

件名:新商品「□□□□」のご案内

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

平素より大変お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

□□□□社様におかれましては、
いつも弊社の3Dプリンタをご利用いただき、
誠にありがとうございます。

この度、弊社では3Dプリンタの新製品
「Bizfull Print BP11-1111」を販売開始いたしました。

新製品「Bizfull Print BP11-1111」は、
前シリーズよりも30%の省電力化に成功し、
さらに本体サイズもコンパクトになりました。
押し出し機構の設計変更によって精度も向上し、
安定した造形が可能になった自信の商品です。

コスト面からも品質の点でも、
□□□□社様にご満足いただけるのではと自負しております。

僭越ながら
□□□□様宛にパンフレットを郵送いたしましたので、
お手空きの時にでもご高覧いただき、
みなさまでご検討いただければ幸いです。

お忙しいところ申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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注文品がなかった場合の代替品の提案メール

件名:「□□□□」ご注文についてのご提案

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

いつも大変お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

この度は弊社製品「□□□□」をご注文いただき
誠にありがとうございます。

しかしながらご注文の「□□□□」につきましては
現在のところ弊社の在庫がなく、
入庫の見込みも立っておりません。

せっかくご注文をいただきましたのに
ご意向に沿えず誠に申し訳ございません。
□□□□社様のご注文にお応えできませんこと、
深くお詫び申し上げます。

なお、同製品の色違いでしたら、
すぐにでも対応が可能です。
もしご検討いただけるようでしたら
改めてご連絡いただけましたら幸いです。

取り急ぎ、メールにてのご連絡で失礼いたしました。
何卒よろしくご検討いただけますよう、
お願い申し上げます。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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