ビジネススキル・マナー

【社外】メールテンプレート『催促編』

最終更新日:2022年10月21日

頼んでおいた書類や製品が届かない、代金の振り込みがないといった場合には、取引先に催促をしなければなりません。しかし、催促メールで取引先の機嫌を損ねてしまったら、トラブルが長引いてしまうことも。改めて催促メールで気をつけるべき点を考えてみましょう。

催促メールの基本はお願い形式

約束の期日までに製品が届かなかった、代金が振り込まれなかったなど、明らかに相手に非がある場合でも、いきなりとがめ立てするようなメールを送るのはマナー違反。まず最初は、相手の状況を伺いつつお願いをするといった形式のメールにしましょう。

それでもレスポンスがなかった場合は、日をおいてもう一度同じようなメールを送ります。弁護士を立てて交渉するなどの法的手段をとるのは、3度目以降にするべきです。

最初から事を荒立ててしまうと、悪くすれば取引先との関係が終わってしまうこともあり得ます。それで会社に損害を与えることになれば、あなた一人では責任のとりようがなくなってしまいます。

まずは、約束の期日が守られていないこと告げ、改めて振り込みや製品の発送をお願いします。2度目以降のメールについては、上司とよく相談しながら進めたほうがいいでしょう。

催促メールのポイント

催促メールを送る際、相手との約束の内容が分かるメールがあれば、新しくメールを書き起こすのではなく、前のメールへの返信として書きましょう。すると、文末に前のメールが全文引用されると思います。

製品が届かなかったり、支払いがなかったりした原因は、単なる期日の勘違いということも多いもの。その場合、約束の内容が分かるメールが引用されていれば、相手も確認や対応がしやすくなります。

反対に、こちらが期日を勘違いしていることもあります。催促メールを送る前に、もう一度約束の内容を確認してみましょう。

新しくメールを書き起こす場合には、「お約束は○月○日となっていたと思いますが」といったように、ソフトな書きかたを心がけましょう。

状況パターン別の催促メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

製品が届かない場合の催促メール

件名:貴社製品「□□□□」の納入について

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

○月○日付で発注いたしました「□□□□」ですが、
その後どのようになっておりますでしょうか。

すでに納期の○月○日を過ぎておりますが、
まだ商品が弊社に納入されておりません。
また、この件につきまして、
納期遅延のご連絡もいただいておりません。

お忙しいところ申し訳ありませんが、
できましたら本日中に遅延のご事情と納品予定日を
ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

本メールと行き違いで、
すでにご発送いただいておりましたらご容赦ください。
なお、その場合もご一報いただけますと幸いです。

何卒よろしくお取りはからいくださいますよう
お願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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見積書がなかなか届かない場合の催促メール

件名:□□□□見積書について

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

○月○日にお願いしました□□□□の見積書につきまして、
その後いかがなっておりますでしょうか。

すでに依頼から10日が経過しておりますが、
未だ見積書が弊社に届いておりません。
弊社では、お取引先様3社にお見積りをお願いしております。
すでに他2社からの見積書は受領しており、
貴社からお送りいただく見積書と比較検討し、
早急にお願いするお取引先様を決めたいと思っております。

つきましては、お忙しいこととは思いますが、
どうか弊社の事情もご理解いただき、
早急にご手配くださいますようお願い申し上げます。

本メールと行き違いで拝受いたしました場合は、
ご容赦いただけますと幸いです。

何卒よろしくお取りはからいくださいますよう
お願い申し上げます。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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依頼したカタログが届かない時の催促メール

件名:カタログ送付のお願い

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

お世話になります。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

先日は、貴社製品のカタログおよび価格表の送付を
ご快諾いただきありがとうございます。

即日発送してくださるとのことでしたが、
まだ弊社に届いておりません。

弊社といたしましては、
これからボーナス商戦に向けて
まとまった数量の注文を考えております。

お忙しいところお手数をおかけしまして申し訳ありませんが、
早急にご送付いただけましたら幸いです。

なお、本メールと行き違いで
すでにご発送いただきました場合はご容赦ください。

勝手を申しまして恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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メールの返信の催促メール

件名:【再送】□□□□のお見積もり

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

いつもお世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

○月○日に□□様宛てに
弊社製品「□□□□」のお見積もりのメールをお送りしたのですが、
まだお返事が確認できておりませんでしたのでご連絡を差し上げました。

お送りしたお見積もりのメールは
お手元に届いておりますでしょうか。
今一度ご確認いただけましたら幸いです。

また、すでにお返事をお送りいただいている場合は、
サーバエラーなどで消失している可能性がございます。
お手数をおかけしまして大変恐縮ですが、
再送していただくことはできますでしょうか。

念のため、前回のメールを下記に引用いたします。

お忙しいところ申し訳ありませんが、
何卒よろしくお取りはからいくださいますようお願い申し上げます。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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