【社外】メールテンプレート『催促編』

頼んでおいた書類や製品が届かない、代金の振り込みがないといった場合には、取引先に催促をしなければなりません。しかし、催促メールで取引先の機嫌を損ねてしまったら、トラブルが長引いてしまうことも。改めて催促メールで気をつけるべき点を考えてみましょう。

催促メールの基本はお願い形式

約束の期日までに製品が届かなかった、代金が振り込まれなかったなど、明らかに相手に非がある場合でも、いきなりとがめ立てするようなメールを送るのはマナー違反。まず最初は、相手の状況を伺いつつお願いをするといった形式のメールにしましょう。

それでもレスポンスがなかった場合は、日をおいてもう一度同じようなメールを送ります。弁護士を立てて交渉するなどの法的手段をとるのは、3度目以降にするべきです。

最初から事を荒立ててしまうと、悪くすれば取引先との関係が終わってしまうこともあり得ます。それで会社に損害を与えることになれば、あなた一人では責任のとりようがなくなってしまいます。

まずは、約束の期日が守られていないこと告げ、改めて振り込みや製品の発送をお願いします。2度目以降のメールについては、上司とよく相談しながら進めたほうがいいでしょう。

催促メールのポイント

催促メールを送る際、相手との約束の内容が分かるメールがあれば、新しくメールを書き起こすのではなく、前のメールへの返信として書きましょう。すると、文末に前のメールが全文引用されると思います。

製品が届かなかったり、支払いがなかったりした原因は、単なる期日の勘違いということも多いもの。その場合、約束の内容が分かるメールが引用されていれば、相手も確認や対応がしやすくなります。

反対に、こちらが期日を勘違いしていることもあります。催促メールを送る前に、もう一度約束の内容を確認してみましょう。

新しくメールを書き起こす場合には、「お約束は○月○日となっていたと思いますが」といったように、ソフトな書きかたを心がけましょう。

状況パターン別の催促メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

製品が届かない場合の催促メール

件名：貴社製品「□□□□」の納入について

□□□□株式会社　営業部
□□□□様

お世話になっております。
株式会社ビズフル営業部の尾洲降夫です。

○月○日付で発注いたしました「□□□□」ですが、
その後どのようになっておりますでしょうか。

すでに納期の○月○日を過ぎておりますが、
まだ商品が弊社に納入されておりません。
また､この件につきまして、
納期遅延のご連絡もいただいておりません。

お忙しいところ申し訳ありませんが、
できましたら本日中に遅延のご事情と納品予定日を
ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

本メールと行き違いで、
すでにご発送いただいておりましたらご容赦ください。
なお、その場合もご一報いただけますと幸いです。

何卒よろしくお取りはからいくださいますよう
お願い申し上げます。

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　尾洲降夫　　bizfull@bizfull.net
　株式会社ビズフル　営業部営業1課
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　東京都××区××町9-9-99　××ビル9F
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