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気持ち良く退職する為に。仕事を辞める時のスムーズな手続き方法

転職先が決まった時、今の仕事を辞めることになりますが、辞める際に何から手続きをすれば良いのか戸惑うこともあるでしょう。現職場とトラブルにならないように、スムーズかつ円滑に今の仕事を退職するための手続きの手順をご紹介します。

今や転職の時代!円満な退職とは?

従来は正社員の終身雇用のイメージが強く、転職する若者は少数でした。しかし、今は正規雇用でもキャリアアップの為に転職を繰り返す若者も多いです。現代は転職の時代と言っても過言ではないでしょう。

転職する際は、必ず退職の手続きが必要になりますが、「辞める」という行動は慎重に行わなければなりません。会社側としては、大事な人材が一人減るわけですから、従業員の退職は大きな損失です。会社とトラブルを起こさないように、退職する際に必要な準備と手続きを確認しておきましょう。

仕事の引き継ぎはしっかりと

自分が仕事を辞めた後は、自分の仕事を他の人に引き継いでもらう必要があります。仕事の内容によりますが、引き継ぎ期間は充分に確保してください。

退職日が決まったら、それまでの期間で引き継ぎのスケジュールを組みましょう。新しく入社した人が後任者の場合、引き継ぎが間に合わない可能性も考えられます。自分が会社にいなくても理解してもらえるよう、引き継ぎ用のノートや資料をまとめておきましょう。

引継ぎノートの記載項目リスト

・担当業務の目的や社内での位置づけ
・業務全体の流れのフローチャートと守備範囲など
・各段階の作業手順や要点、優先事項、注意点など
・顧客企業や担当窓口の情報(取引概要、特徴なども付記)
・顧客連絡先一覧(アドレス帳のほか名刺ファイルも整理)
・業者企業や担当窓口の情報(取引概要、特徴なども付記)
・業者連絡先一覧(アドレス帳のほか名刺ファイルも整理)
・業務別・取引先別に起きやすいトラブルと対処法
・社内資料や書類、帳票類などの保管場所について
・決済・依頼項目別の問い合わせ先(社内関連部署、担当者など)

今までお世話になった取引先への挨拶

今までお世話になった取引先の会社の人たちにも、自分が仕事を辞める旨を伝えておく必要があります。特に頻繁に関わりがあった担当者には、必ず自分から伝えておきましょう。突然担当者が辞めたことを知れば、後任者がいても無責任なイメージを与えてしまいます。

順序としては、社内が先で取引先はその後です。社内の人間が知らずに、先に外の人間が知っているとなると、会社の管理体制が疑われます。社内周知が済んでから、退職日の2~3週間前くらいに伝えるのがベストです。

挨拶状の準備をする

仕事を辞める時には、お世話になった方々へ挨拶状を送りましょう。特に挨拶が必要な相手は、取引先やお客様、社内の上司など。口頭で伝えるのが一番ですが、会う機会がほとんどない人に対しては、メールや書状で送っても大丈夫です。

社内の人に自分が仕事を辞めることになった旨が周知されたら、社外の人たちに挨拶状を送ります。社内の人への挨拶状は、退職日に最後のお別れの挨拶として送るとよいでしょう。

挨拶状例文

拝啓 ○○の候 皆様には益々ご健勝のこととお慶び申し上げます

さて 私ことこのたび○○○○○○を退職いたしました
○○年の長きにわたり勤めさせていただくことができましたのも
ひとえに皆様方のご厚誼とご指導の賜物と只々感謝の気持ちで一杯でございます
心から厚く御礼申し上げます
いたらぬ私ではございましたが 皆様方のおかげで大過なく勤めさせていただき大変喜んでおります
今後とも何とぞ変わらぬご厚誼をお願い申し上げます 
まずは書中をもってお礼かたがたご挨拶申し上げます
                                敬具

退職する時の事務手続きとは?

退職する時に忘れてはいけないのが事務手続きです。社員証や健康保険証、制服や名刺など、会社から支給されていた物を返却します。加えて、転職時や失業保険を受け取る時に必要な書類を受け取らなければなりません。

この時にしっかり手続きしておかないと後々会社と問題になったり、失業保険などが適切に支給されなかったりする可能性があります。会社に返却すべき物とともに、会社から受け取る書類も確認しておきましょう。

受領物チェックシート

・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
・離職票(転職先がすでに決まっている場合には必要ない)

自分を育ててくれた場所に感謝を

今まで働いてきた職場は、自分を社会人として育ててくれた場所です。これから転職する職場がどんな仕事であっても、基本的なことは何も変わりません。仕事を辞めるときは、お世話になった方々に気持ちを込めてお礼やお別れの言葉を述べましょう。それが社会人としての最低限のマナーです。

退職の手続きも会社側に迷惑をかけないように、余裕を持った日にちで進めてください。準備が遅れると、退職してからも会社と連絡を取り合うことにもなりかねません。そうなれば、前職場にも転職先にも迷惑がかかります。

お互い気持ち良く退職できるように、退職手続きの手順を確認し、早めの準備を心がけましょう。

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