ビジネス

【プレゼン資料の作り方】注意すべき5つのポイント

プレゼンテーションのスライドや資料を作るとき、つい情報やデータを盛り込みすぎてはいませんか?企画や商品が魅力的であればあるほど、すべての情報を伝えたくなってしまう気持ちは分かります。でもそれではごちゃごちゃしすぎて、逆に伝わりづらくなってしまうことも。今一度、プレゼン資料を作るときの注意点を振り返ってみましょう。

過不足なく情報を盛り込むための「5W2H」

物事を説明するのに必要な要素を、よく「5W1H」といいます。「Why=なぜ」「What=何を」「Where=どこで」「When=いつ」「Who= 誰が」「How=どのように」で、5W1Hになります。

ビジネスの世界では、ここに「How Much=いくらで」が加わって、「5W2H」になります。

プレゼンの聞き手側が知りたいことも、この「5W2H」に集約されています。プレゼン資料には、必ず5W2Hが盛り込まれていなければなりません。

資料作りの前に5W2Hを書き出して、自分の考えを整理してみましょう。すると、プレゼンに最低限必要な要素を書き漏らすことがありません。

スライドは1枚1分が目安

プレゼンにおいて、聞き手が1枚のスライドを興味を持って眺めていられるのは、1分が限界です。読むのに1分以上かかるほど文字が多いと、プロジェクタで投映した状態では読みにくくなってしまいます。

逆に、スライト1枚の投映時間があまりに短いと、聞き手は情報を読み取ることができません。また、1枚5秒以下で読み取れるような内容しかないスライドは、不必要なものを見せられている印象を与えてしまいます。

プレゼンのスライドを作るときは、1枚につき30秒から1分が適当。それを目安に、1枚のスライドに盛り込む情報量を決めましょう。

スライド以外に配付資料などを参照してほしい場合は、あらかじめ配付資料に番号を振って、説明しやすくすることも忘れてはいけません。

プレゼンの資料は昼間に作る

1日の仕事をこなした後の残業時間は、体にも頭にも疲れが溜まってきます。そして人間は、夜になるとテンションが高まり、平常心を失いやすい傾向があります。

通常の業務が立て込んでいるため、残業してプレゼン資料を作ることもあるでしょう。しかし、気持ちが高ぶり疲れも溜まっている夜は、ともすれば正常な思考ができなくなってしまいます。

たとえば夜に書いたラブレターを朝に読み返すと、「なんでこんな大げさでセンチメンタルな内容なんだろう」と思うことはありませんか?

プレゼン資料作りも同じです。夜に作った文章は、不自然で大げさな表現が多くなってしまうのです。冷静なプレゼンを行うためにも、プレゼン資料は昼間のうちに作るようにしましょう。

プレゼン資料は事前に出力して確認

PCを見るときの画面と目の間の距離と、紙資料を読むときの距離は違います。PC画面ではちょうどいいサイズに見えた文字が、紙に出力してみるとやたらと大きく感じられることがあります。

またPC画面はバックライトで明るく見えますが、紙に印刷するインクは不透明なので、出力すると色味が沈んで見えることがあります。

いくらPC画面で手の込んだプレゼン資料を作っても、紙で配付したときに読みにくくては意味がありません。プレゼン資料は事前に紙に出力してみて、見えかたを確認しておきましょう。

スライドの最後にまとめの1枚を作る

プレゼンでは、さまざまなデータを次々と提示していきます。ところが聞き手は、新たな情報が提示されると、つい前の情報を忘れてしまうことがあります。

プレゼンの内容を聞き手に印象づけるためには、最後にまとめのスライドを作っておく必要があります。

ただ、プレゼンする側としては、できる限り正確にすべての情報を周知したいと思うもの。その勢いでまとめスラスドを作ってしまうと、情報量がふくれあがり、逆に伝わりにくくなってしまいます。

まとめスライドでは、プレゼン全体のポイントを3から5つにまとめて紹介するのがベストです。

ポイントを押さえて効果的にプレゼン

この5つのポイントを押さえておけば、情報の過不足がない、分かりやすいプレゼン資料を作れるはず。ぜひ一度試してみてください。ポイントを押さえた構成で、プレゼンを成功させましょう。

採用サイト制作サービス 採用アクセル
経営者JP

⼈事部⻑向け専⾨誌

⼈事部⻑向け専⾨誌
TOP