ビジネススキル・マナー

タスク管理テクニック!ユニークな管理方法3選

スケジュール帳やツールを駆使してきちんとタスク管理しているはずなのに、どうしても仕事が滞ってしまう、時間内に終わらず残業になってしまう、といったことはありませんか? そんな人に、タスク管理方法の見直しになるユニークなテクニックを紹介しましょう。

ツールを使えば管理できるというものではない

タスク管理は、あくまで仕事の効率を高めるための手段にしか過ぎません。

ところが人によっては、タスク管理ツールに記入することが目的となってしまうことも。すると、記入したことで気が緩んでしまい、スケジュールどおりに仕事を進められなくなってしまいます。

タスク管理ツール上に終わらない仕事が溜まっていくと、やがて挫折してしまいます。

自分がそういう状態に陥ってないか振り返り、改めて「タスク管理ツールの記入は仕事の下準備で、これから仕事を進めるんだ」と気を引き締めてみてください。

デビッド・アレンのタスク管理

デビッド・アレンは『Getting Things Done(物事を成し遂げる技術)』というビジネス書の著者。この考え方は「GTD」と呼ばれ、さまざまなタスク管理ツールのベースになっています。

GTDではまず、しなければならないタスクを小さなことまですべて書き出し、2、3分で終わることは即座に片付けてしまいます。するとタスクが整理されて、心に少し余裕が出てきます。

次に、すべてのタスクに期限を決めて書き込みます。「顧客数を増やす」といった漠然とした長期目標については、そのために必要な要素を具体的に考えて、ひとつだけを取り上げるようにします。

たとえば「営業先にフォローの電話をする」「新規開拓のための資料を作る」などです。そして同じように期限を書き込んでおきます。

そして、書き並べたタスクをすべてカレンダーに落とし込めば、スケジュールの完成です。カレンダーを見れば、今取り組むべきタスクがすぐに分かり、そのタスクに集中できます。

タスクを4つに分類する

すべてのタスクを書き出すのはGTDと同じ。
そこから「重要で緊急のもの」「重要だが緊急ではないもの」「重要ではないが緊急のもの」「重要でも緊急でもないもの」と、大きく4つに分類します。

まず取りかかるべきは「重要で緊急のもの」。これは最優先で終えるようにしましょう。

次は「重要ではないが緊急のもの」と思いがちですが、じつは社内会議など生産性の低いタスクがほとんどです。これを減らす工夫をして「重要だが緊急ではないもの」に時間を割くようにすると、仕事が整理されて成績も上がるようになります。

あえてタスクに優先順位をつけない

これは逆転の発想です。
重要な仕事でも雑用であっても、こなさなければならない仕事であることに変わりはありません。

そこで、すべてのタスクを納期順に並べて、納期が近いものから順にこなしていく、という方法です。

優先順位をつけてしまうと、プライオリティの低い仕事まで手が回らなくなり、手抜きになってしまうことがあります。それを避けるためにも、意外に有効な手段です。

自分に合ったタスク管理で成果を上げる

自分に合ったタスク管理方法が見つかると、仕事がうまく回せるようになります。すると余裕ができて、ひとつひとつの仕事のクオリティも自然と上がってくるはず。

自分に合ったタスク管理方法で、大きな成果を上げてみてください。

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