ビジネススキル・マナー

【ビジネスマナー】大切な名刺はキレイにすっきり管理しよう

営業職など人との折衝が多い職種の方に話を聞くと、思いのほか、名刺の保管に悩みを抱えているようです。相手に連絡を取るため名刺を探したものの、見つからず困り果てた経験がある人も多いでしょう。上手に保管して、必要なときに名刺を引き出せるようにしておくのがデキル社会人ですよ!

名刺交換したら日付などをメモ!

名刺を交換したら、余白部分に日付、相手の特徴、場所などをメモしましょう。

こうすることで、後で名刺を見返したときに、相手のことを思い出しやすくなります。

名刺の置き場所を決める

名刺が見当たらないと嘆く人がよく犯しがちなミスは、名刺自体がどこにあるかわからないというもの。

デスクの上段にも下段にも、そしてキャビネットにも名刺を入れている……。

そんな人思いのほか、多いですよね?

名刺の並べ方を決める

名刺の置き場所を決めたら、次は名刺の並び方を考えましょう。

おススメは、「氏名順」「会社名順」「時系列」。氏名や会社名は、あいうえお順にする人が多いようです。

いずれもシンプルなものだけに、明日にでも実践できるはずです。

名刺フォルダを使う

数十枚の名刺を輪ゴムで留めている人も多いはず。これでは必要なときに名刺を探し出すことは難しいですよね?

そんな人は名刺フォルダを使いましょう。名刺が一目で判別できるようになり、これだけでだいぶ状況は改善されます。文房具店などで気軽に購入できます。

名刺管理アプリを使う

1.Eight

写真を撮るだけで名刺をデータ化してくれる優れもの。従来の名刺管理アプリでは、OCR(光学式文字読取装置)によってデータを読み取っていたため、読み取りミスが頻繁に発生していました。

このアプリは、そうした弱点を克服。運営会社のオペレーターの目で1枚1枚読み取った名刺をチェックしデータ化しているため、正確さには自信あり!

これだけ手をかけているにもかかわらず、利用料は無料!

2.CamCard Free

スマホカメラで名刺を撮影するだけで、アプリが文字を自動で読み取り、電話番号やメールアドレスを電話帳と同期。

名刺の画像データは保存してライブラリーで管理できます。

面倒な管理方法は続かない!

名刺管理を始めたものの、ルールをガチガチに決めてしまったため、途中で挫折する人も多くいます。

名刺管理は日常的に行うものだけに、面倒だと思う者は続きません。

アナログでもデジタルでも自分に合った方法を探しましょう!

エナジード
経営者JP

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