ビジネススキル・マナー

【社内】メールテンプレート『請求編』

仕事をしていると、とにかく取引先に迷惑をかけないようにと気にするあまり、つい社内業務や事務が後回しになってしまうことも。事前に依頼した期限を過ぎても、作業が滞っていた時は、当然請求しなければいけません。 でも、請求のしかたによっては相手の気分を害してしまうことがあります。

請求メールを送るタイミング

なにか作業をお願いしたにもかかわらず、予め約束した期限が過ぎてしまったときは、なるべく早く請求のメールを送りましょう。

しかし請求メールというのは、気分的にもなかなか送りにくいもの。期限より2、3日遅れても間に合う書類などは、つい請求が遅くなってしまうこともあるかと思います。

しかし、だからといって請求しないでいると、相手は「約束の期日はもっと遅くても大丈夫だったのではないか」と感じてしまいます。すると「忙しいのに無駄に急かした」と不信感を抱いてしまうことも。

期日を過ぎたら速やかに請求のメールを送る。それがビジネス上の約束を交わしたことへの、あなたの責任です。

請求メールで気をつけたいこと

請求メールとは、約束した期日までに作業が終わっていない場合に送るものです。つまり、相手は約束を破っていることになります。

だからといって、非をとがめるようなメールを送っては、社内の人間関係がギクシャクしてしまう原因に。たとえ相手に非があったとしても、あくまでお願いするという立場からの文章にする必要があります。

部署が違っていても、社内で働く人は全員が大切なビジネスパートナー。その人達に対する配慮は欠かせません。

状況パターン別の請求メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

依頼したことの請求メール

件名:お願いした件について

総務部 □□□□様

お疲れ様です。
営業部の尾洲降夫です。

先日お願いしました件につきまして、
たしか昨日がお約束の日時となっておりましたが、
その後いかがなっておりますでしょうか。

お忙しいところ申し訳ありませんが
ご一報いただければ幸いです。

よろしくご配慮のほどお願いいたします。

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 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
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返事の請求メール

件名:キャンペーン企画書についての確認のお願い

□□□□総務部長

お疲れ様です。
営業部の尾洲降夫です。

先日、我が社の新製品□□□□の販売促進の一環として
キャンペーンの企画書を提出いたしましたが、
その後いかがなっておりますでしょうか。

営業部としましては
□□□□の売り上げを飛躍的に伸ばす企画として
かなり力を入れて作成しております。

企画書にも記載しましたとおり、
まだキャンペーン開始時期までには余裕がありますが、
もしご決済いただけるようならできる限り早めに準備を進め、
万全の体制でキャンペーンに臨みたいと考えております。

お忙しいところ申し訳ありませんが
現在の状況だけでもお知らせいただけますと幸いです。

また、問題点などありましたらご連絡いただければ、
改めて部内で検討の上、早急にお返事したいと思っております。

お手間を取らせまして申し訳ありませんが、
よろしくご配慮のほどお願いいたします。
お返事お待ちしています。

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 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
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社内アンケート回答の請求メール

件名:社内アンケートの件

関係者各位

お疲れ様です。
総務部の尾洲降夫です。

我が社で現在開発中の新製品「□□□□」につきまして、
皆様にはサンプルを使用してみての感想を
お寄せくださいますようお願いいたしました。

そのアンケートの締め切りが昨日○月○日となっておりましたが、
現在○通しか集まっておりません。

皆様のご協力があってこそ、より良い新製品が誕生します。
まだ未提出の方は、至急提出をお願いできますでしょうか。

このメールは全社員に一斉で配信しております。
すでにアンケートを提出済みの方は、
行き違いになってしまい申し訳ありません。

皆様お忙しいこととは思いますが、
新製品の開発のためご協力いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

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 総務部
 尾洲降夫
 内線 999
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