ビジネススキル・マナー

【今さら聞けない】ビジネスメールのマナー『基本編』

今やビジネスには欠かせない連絡手段となっているメール。いつでも相手の都合を気にせず送れ、内容を記録として残しておけるなどのメリットがあります。しかしその反面、使いかたを間違えると、相手を深いにさせてしまうことも。今一度、ビジネスメールの書きかたと基本マナーを押さえておきましょう。

ポイントは用件を簡潔に伝えること

ビジネスメールの基本は、なるべく簡潔に用件を伝えることです。

文書のように「拝啓/敬具」といった頭語・結語、時候の挨拶などは必要ありません。また、尊敬語や謙譲語なども多用しないようにします。

かといって、砕けすぎても相手に失礼にあたります。そのため、ビジネスメールの冒頭の挨拶としては「お世話になっております」、結びの言葉として「何卒よろしくお願いいたします」と書くのが一般的です。

言葉遣いは丁寧語で。プライベートでも付き合いがあるような相手以外、顔文字は厳禁です。

最後に連絡先として必ず署名を入れます。加えて、最後まで読まなくても差出人が分かるよう、冒頭の挨拶の後に名乗っておくと親切です。

ビジネスメールの基本の文例

件名:×××××の件につきまして

○○○○株式会社
□□◇◇様

いつもお世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

先ほどお電話いただいた×××××の件ですが、
(以下、本文)

お忙しいところ申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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読みやすいビジネスメールとは

人によって、使っているメールソフトは違います。文字の大きさや改行の幅といった表示設定も、人によってさまざまです。

そのためビジネスメールは、どんなメールソフトで受信しても読みやすいよう心がけなければいけません。

基本的に1行の文字数は、最大で25~35文字程度にしておきましょう。改行する時は、言葉が途中で途切れないようにします。

また、すべての文章がひとかたまりになっているよりも、適度に空白行が入っていたほうが、圧迫感を感じずスムーズに読めます。なるべく4~5行ごとに空白行を入れ、段落分けをしましょう。

日時や価格といったデータを伝える際は、文中に入れてしまうと目立たなくなります。確実に伝えたいポイントは箇条書きにするなどして目立たせ、読み落としや行き違いがないようにしましょう。

ビジネスメールは柔らかい表現で

ビジネスメールを簡潔に書こうとするあまり、つい上から目線の表現になってしまうことがあります。とくに相手に何かをしてもらう場合、「~してください」とストレートに書くと、相手は命令されているような不快感を抱いてしまいます。

ビジネスメールでは、あくまで「お願いする」というスタンスで書くのがマナー。そのため、定番となっている言葉の言い換えがあります。

~してください

「~をお願いできますでしょうか」
「~していただけますでしょうか」
「~していただけますと幸いです」

分かってください

「どうかご理解いただけますようお願い申し上げます」
「事情をお汲みとりいただけますでしょうか」
「窮状をお察しいただけますと幸いです」

連絡してください

「ご一報いただけますと幸いです」
「お手すきのときにでもご連絡いただけますでしょうか」
「ご連絡をお待ちしております」

こういった定番の言い換えを覚えておくと、メール全体がソフトな印象になります。

「TO」と「CC」と「BCC」

メールの宛先を指定する時、どのメールソフトにも「TO」「CC」「BCC」という3つの枠があります。通常は「TO」という宛先欄に相手のメールアドレスを入れますが、場合によっては「CC」「BCC」枠を使うこともあります。この3つの枠には、どんな違いがあるのかご存知でしょうか。

「TO」は、「あなたに送っています」という意思表示です。用件を伝えたい、返信を求めたい相手のメールアドレスを記入します。複数のメールアドレスを記入することもできるので、担当者が複数いる場合などは、TOの欄に併記するようにしましょう。

「CC」は、カーボン・コピー(Carbon Copy)の略です。「TOの人にこういうメールを送ったので、念のために見ておいてください」といった、情報共有のために使われる宛先欄です。

メールの内容については、「TO」に書かれた人が処理するので、「CC」の人は原則として処理や返信は行いません。そのため、直接の担当者のアドレスは「TO」に記入し、その上司や同僚を「CC」に入れておくといったように使います。

ただしメールソフトによっては、返信の際に「全員に返信」を指定すると、すべてのアドレスが「TO」に記入されてしまうといった事態も起こります。メールの返信をする際には、「TO」と「CC」が正しく指定されているか、今一度確認しましょう。

「BCC」はブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略です。「BCC」に記入されたメールアドレスは、「TO」や「CC」の人が受信したメールには表示されません。「BCC」に複数のアドレスを記入した場合も、BCCで受信したほかの人のアドレスは分からなくなっています。

「BCC」はよく、お知らせなど複数の取引先に同じ内容を一斉に送信する場合に使われます。「TO」や「CC」で送信すると、宛先全員の名前やメールアドレスが受信者に表示されてしまうため、うかつに送ると思わぬ情報漏洩になってしまうことも。そのため一斉メールでは、「TO」に自分のアドレスを記入し、送り先はすべて「BCC」で送るといった工夫が必要です。

メールは非常に便利なツールですが、使いかたによっては思わぬトラブルを引き起こすことも。システムやマナーをよく理解して、使いこなせるようにしましょう。

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