ビジネススキル・マナー

営業職なら知っておきたい営業メールマナー

ビジネスシーンでは、取引先に新商品や新企画の提案をする営業メールを送らなければならないことがあります。しかし「どうやってメールで営業すればいいのか分からない」という人もいるはず。そんな方に、営業メールで守っておきたいマナーをご紹介します。

メールを送る前に気をつけたいこと

各部署のリーダーなど、業務上ある程度の権限をもっている人は、毎日数多くのメールを受け取っています。そのためメールを受信する際に、まず送信者名と件名をチェックして、迷惑メールと思われるものを削除し、それ以外のメールだけを読むという人も多いようです。

送信者名がローマ字で、件名が英語になっていると、迷惑メールと間違われる恐れがあります。送信者名には漢字のフルネームと会社名を明記するようにしましょう。

ただし海外の企業にメールを送る際には、送信者名に日本語が使われていると文字化けしてしまいます。その場合はローマ字でフルネームを記入しますが、会社名も併記するようにしましょう。

メールの形式はテキスト形式で

営業メールは、さまざまな企業に送るものです。送り先の企業がどんなメール環境なのか、よく分からないことも多いでしょう。中には、コンピュータウイルスを避けるために、HTML形式のみのメールは迷惑メールと判断して、受信しない設定にしている企業もあります。

そういった企業にHTML形式のメールを送ってしまうと、相手はメールが送られてきたことにすら気づきません。これでは、せっかく書いた営業メールが無駄になってしまいます。

ビジネスメールでは、HTML形式は使わないのが基本です。メールソフトの初期設定がHTML形式になっている場合もあるので、今一度確認しておきましょう。

メールで使ってはいけない文字

件名や本文を入力する時に気をつけたいのが、半角日本語文字です。件名や本文に、半角カタカナや句読点、「・」などの半角記号が使われていると、文字化けしてしまうことがあります。

メールでは、半角で入力していいのは英数字と英記号のみです。日本語はすべて全角で入力するようにしましょう。

もうひとつ気をつけたいのは環境依存文字。OSやメールソフトなどのPC環境によって、表示されなかったり、文字化けの原因になったりする文字です。1文字で表記する「(株)」や「TEL」、単位記号、丸数字などが環境依存文字にあたります。

最近では文字コードの統合が進んで環境依存文字も減ってきましたが、なるべく多くの相手に読んでもらいたい営業メールの場合は、避けておいたほうが賢明です。

送信先の宛名は正式名称で

通常の業務メールもそうですが、営業メールでは相手先の宛名はなるべく正式名称にしましょう。「(株)」といった略称も、できれば使わないほうが賢明です。

メールの宛先が略称になっていると、軽んじられたようで不愉快に感じてしまう人もいます。相手に顧客になってほしいという目的で送る営業メールでは、相手を不愉快にしてしまっては致命的です。

メールの送信情報には、送信者が相手先をどんな名称でアドレス帳に登録しているのか、というデータも含まれています。会社名、部署名、役職名などに省略や間違いはないか、相手の名前に誤字はないか、アドレス帳のデータを今一度確認しておきましょう。

営業メールのタイトルは簡潔に

営業メールでは、まず読んでもらうことが大切です。そのためには、分かりやすい件名で興味をそそる必要があります。

例えば、新しく開発した「Bizfull Print BP11-1111」という3Dプリンタの営業メールを送るとしましょう。その時に、いくら商品名を知ってほしいからといって、件名を「新製品 Bizfull Print BP11-1111のご案内」としてしまっては、相手には何の営業なのか伝わりません。

人間が一目で読める文字は、15文字程度と言われています。ですから件名も、一目で内容が伝わるよう「新作3Dプリンタのご案内」といった感じに、簡潔にまとめるようにしましょう。

営業メールのコツ

営業メールでは、とにかく相手に興味を持ってもらうことが重要です。そのためにも、新製品や新企画の長所や特徴を書き連ねたくなる気持ちは分かりますが、あまり長文だと読んでもらえない可能性も。

まず、営業メールで紹介する利新製品や新企画について、セールスポイントとなる長所を書き出してみましょう。それ以外の情報については、「メールだけで新製品の情報すべてが伝わるわけがない」と考え、切り捨ててしまうことです。

そのかわり最後に、「ぜひお会いして、詳細をお伝えしたい」といった一文を入れておきます。すると、相手からの返信がアポイントメントにつながる可能性も高まります。

そういったコツを踏まえて、営業メールの一例をご紹介しましょう。

営業メールのテンプレート

件名:【新商品】3Dプリンタのご紹介

○○○○株式会社 制作管理部
□□□□様

突然メールを差し上げまして失礼いたします。
パソコン周辺機器の開発・製造・販売をしております、
株式会社ビズフルの尾洲 降夫と申します。

この度、弊社では3Dプリンタの新製品
「Bizfull Print BP11-1111」を販売開始いたしました。
つきましては、ぜひ
○○○○株式会社にてお使いいただけないかと思い、
ご連絡をいたしました。

新製品「Bizfull Print BP11-1111」は、
前シリーズよりも30%の省電力化に成功し、
さらに本体サイズもコンパクトになりました。

押し出し機構の設計変更によって精度も向上し、
安定した造形が可能になった自信の商品です。

□□□□様に実際にご使用いただいた上で、
品質的にご好評いただるようでしたら、ぜひ
御社での導入をご検討いただければと思っております。

よろしければ製品の詳細などをお伝えするため、
一度お伺いできればと思っております。
□□□□様のご都合のよろしい日程をお知らせください。

ご多忙のところ申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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絶対にしてはいけないNGポイント

まず、送信先の会社名や相手の名前を間違うのは、絶対にNGです。アドレス帳の表記も再度確認したから大丈夫と思っていると、違う相手に送ってしまうというミスをすることも。メールの送信情報にある相手先と、本文冒頭に書いた相手先が違ってはいないか、送る前に確認しましょう。

誤字・脱字は、本文でもNGポイントです。そういったうっかりミスがあると、相手は「取り引きを始めてからも、さまざまなミスに悩まされるのでは」という警戒心をいだかせてしまいます。メールは誤変換による誤字が発生しやすいので、注意が必要です。

ビジネスメールは「お世話になっております」から始めるのが一般的ですが、会ったことのない相手に営業メールをする場合には、おかしな印象を与えてしまいます。また中には、見知らぬ相手からのメールというだけで、不快感を感じる人もいます。書き出しは「突然のメールで失礼いたします」「突然のメールでのご連絡にて失礼いたします」といった、非礼を詫びる文にしておきましょう。

商品画像などを添付する場合には、本文に「商品画像を添付しましたので、ぜひご覧ください」といった一文を添えておくのがマナーです。ところが、本文にそう書いておきながら、画像を添付し忘れるというミスをすることも。これも失礼にあたるので、注意しましょう。

さらにもう一歩進んだ営業メールに

営業メールを送る際には、各社の担当者に同じメールを発信することが多いと思います。しかし、予め作った文面を機械的に送信すると、受信した相手もテンプレートの文面だと感じ取ってしまいます。

さらに一歩進んだ営業メールを狙うなら、文面を相手先にあわせてカスタマイズしてみましょう。

ポイントとしては、送信先の業務内容を調べて、「こういったシーンで使ってほしい」「こんな業務に役立つ」といった具体例を盛り込むのが一番簡単な方法です。

ぜひ営業メールのコツをマスターして、営業のプロを目指してください。

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