ビジネススキル・マナー

常識ある社会人を目指せ!会社訪問時のポイント

営業マンならずとも会社を訪問する機会はあるのでしょう。会社訪問時には注意すべきポイントがいくつかあります。そのポイントを守らずに訪問してしまうと、「非常識な会社」というレッテルを張られ、自分だけでなく他の人にも迷惑がかかります。この記事を読んで、常識ある社会人を目指しましょう!

訪問のポイント①アポイントメントの取り方

実は、これが一番難しい。

訪問日時や時間帯を相手に合わせるとアポがとれやすいですが、自分の都合との調整も必要です。できるだけ、相手に合わせたくないですよね?

そんな人は「○○日または○○日のどちらかで伺いたいのですが、ご都合いかがですか?」と複数日挙げて調整しましょう。

ポイントは、「候補日を1日または3日以上にしないこと」です。候補日を1日にすると押しつけがましさが前面に出て嫌われます。3日以上にすると、相手が混乱します。

2日挙げると、相手は選択しやすくなります。それに、自分で選んだという心理的な重しも発生し、アポ取得後、断られる心配が減るというメリットも実はあります。

訪問のポイント②訪問前は下調べが重要!

訪問前は、どのような準備が必要でしょうか。訪問する目的により、その内容は変わりますが、絶対に必要なことはその会社が何をやっているか調べることです。
ホームページのある会社なら、会社概要を見れば、おおよその業容は理解できるでしょう。訪問前に一読することをおすすめします。

より多くの下調べが必要な場合は、有料の会社情報サービスを利用することも一案です。東洋経済新報社が提供する会社四季報のほか、帝国データバンクや東京商工リサーチが提供する企業調査データを活用するとよいでしょう。過去の売り上げのほか、役員構成、社員数、信用度などがわかります。

遅刻は厳禁!交通情報サービスを利用して、電車の経路をしっかりとインプットしましょう。地方都市などにおいては、バス利用が必要となるケースもあります。バス時刻表を事前に入手するなど入念に準備しましょう。

訪問のポイント③早く着きすぎるのも問題……

心配性な人や方向音痴な人は、現地で迷うなどのトラブルが起きることを想定して、早めに到着しがちです。もちろん、遅れるという最悪のリスクを回避するために必要な行動かもしれませんが、あまりにも早く着きすぎた場合は問題です。

できる限り、アポ時間の5分前に到着するようにしましょう。30分前だと早すぎる、15分前だとギリギリ許容範囲ですが、会社によっては迷惑だと判断するケースもあります。移動時間をしっかりと見積もって、5分前に到着するようにしましょう。

もし遅れる場合は、電話連絡を入れましょう。このとき、5分遅れそうな場合は「10分遅れます」と少し時間を多めに申告しておくとよいでしょう。「10分遅れると言ったのに5分で済んだな。急いで来たに違いない」とクライアントの心証がよくなるはずです。

訪問のポイント④服装の乱れには要注意!

訪問前には、身だしなみをチェックしましょう。チェックする箇所は、ネクタイと頭髪、靴の汚れです。

余裕があれば、カバンの汚れにも注意しましょう。営業マンの場合、カバンをさまざまな場所に置くため、カバンの下部が土で汚くなっているケースがあります。訪問前にしっかりと拭き取っておきましょう。

そして、カバンの置き場所にも注意!汚いカバンは、椅子の上ではなく床に置くこと。細かいことですが、クライアントはこうしたマナーを必ず見ています。

冬期間は、コートを着ていることも多いでしょう。一般的に、会社に入る前に、コートは脱ぐべきです。寒いからと言って、マフラーをしたままでは、非常識な人と思われても仕方ありません。

訪問のポイント⑤訪問先の担当者名をしっかりと確認!

特に大企業の場合、部署が数多くあることから、訪問先がわからなくなってしまうこともあります。事前に訪問先の部署と担当者名を確認しておきましょう。余裕があれば、何階に行くべきか押さえておくとスムースです。

担当者名はフルネームで押さえておくとベター。特に鈴木さん、高橋さんなどよくある苗字の場合は注意しましょう!

訪問のポイント⑥応接室に通された後、手持ち無沙汰でも……

応接室に通されたら、相手の指示に従いましょう。たいてい「座ってお待ちください」と言われるはずです。このとき、担当者が来るまで待つことになりますが、スマホを操作することは厳禁です。

待ち時間は、資料を出し、商談をシミュレーションしましょう。緊張しやすい人ほど、このイメージトレーニングが効きます。場合によっては、小さな声で説明してもよいでしょう。

お茶が出てきた場合は、出してくれた方に「ありがとうございます」ときっちりとあいさつしましょう。飲み終わったら、片付けやすいように、テーブルの端に湯呑を寄せておくと好感を持たれます。

「会社の代表」という意識を常に持つ!

会社訪問の成功可否は、やはり「会社の代表」という意識をしっかりと持てるかどうかにかかっています。この意識があれば、非常識な行動はせず、自ずと規律を保てるはずです。

この記事で解説した会社訪問のポイントはほんの一部です。まずは自分の行動を見直し、改善点について考えてみてはいかがでしょうか。

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