ビジネススキル・マナー

どうしたらいい?ビジネスメールの署名

ビジネスシーンでは、絶対に欠かせないツールとなっているメール。でもプライベートでのメールと違い、いくつか守っておきたいマナーがあります。メールの最後に記す署名もそのひとつ。ビジネスメールの署名とは、どういったものがいいのでしょうか。

ビジネスメールに署名は必須

プライベートではほとんどの場合、お互いに知っている人にしかメールを送りません。でもビジネスシーンでは、会ったことのない人にメールを送る機会も数多くあります。

送信者が誰なのか、どんな立場の人物なのかを明確にするためにも、メールの最後につける署名は必須。署名がついてないメールはまず、信用されないものだと思ってください。

署名と同時に気をつけておきたいのが、メールソフトの送信者名の設定。ほとんどのメールソフトでは、特に設定を行わないとメールアドレスをそのまま表示するか、PCに登録されたユーザー名をローマ字で表記するようになっていると思います。

しかしそのまま送信すると、場合によっては迷惑メールと判断されてしまうことも。メールソフトによって設定方法が違いますが、送信者名には少なくとも会社名とフルネームが表示されるよう設定しておきましょう。

ただし海外向けのメールを送信する場合には、送信者名に漢字やひらがなが使われていると文字化けを起こす可能性があるので、半角アルファベットを使う必要があります。

署名に書いておかなければならない要素

いざ署名をするとなった時、いったいどんな署名をしたらいいのでしょうか。

なかには会社や部署で、署名のテンプレートを作成していることがあります。まずは先輩や上司に、規定の署名テンプレートはないか聞いてみましょう。新入社員の場合、もしテンプレートがあるなら、それを使っておいた方が無難です。

テンプレートがなかった場合は自分で作ることになりますが、その時も上司や先輩に「では、自分で署名を作成します」と一言断りを入れておきましょう。

署名に絶対に書いておかなければいけない要素は、「会社名」「所属部署名」「氏名」「メールアドレス」です。そのほかにも「会社住所」「電話番号」「FAX番号」は、一般的に入れておくのがマナー。「メールに住所や電話番号なんて必要なの?」と思うかもしれませんが、相手がメールを見て折り返し電話してくるなど、名刺代わりに使うことができます。連絡手段のひとつとして記載しておきましょう。

会社のWebサイトがある場合には、そのURLも書いておきたいもの。さらに、キャンペーンや宣伝がある時には、それを併記することもあります。

ただ、あまりに長すぎる署名は、メールを受信した人が迷惑に感じてしまうことも。基本的には5行程度に納めるようにしましょう。

少しの配慮で署名をさらに便利に

署名に会社のWebサイトのURLなどを表記するとき、ちょっとした配慮をしておくことで受信者にとって便利になることもあります。

メールソフトによっては、URLを自動的に判別してリンクを張ったり、メールアドレスや電話番号を1クリックでアドレス帳に登録できるよう判別したりする機能が搭載されています。ところが「URL:http://abcde.co.jp/」のようにすべて半角英数字で書いてあると、冒頭の「URL:」の文字までURLに含まれていると誤認識してしまうことが。

「URL:」の後に半角スペースを入れたり、「:」を全角で表記することで、メールソフトの誤認識を防止。すると受信者が署名のリンクを使いやすくなります。

あと、気をつけておきたいのは環境依存文字。PC環境によっては表示されなかったり、文字化けの原因になったりする文字のことです。環境依存文字にはハートマークや丸数字、1文字で表記する「(株)」などがあります。

ビジネスメールの署名サンプル

ビジネスメールの署名は、シンプルが基本。まず、受信した人が読みやすくなければいけません。とくに年配の方に送るビジネスメールでは、あまり凝った署名は好まれない傾向にあります。一番シンプルな例としては、こんな形になります。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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もう少し凝った署名にしたいときには、ラインで区切ってみるのもひとつの方法です。

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株式会社ビズフル
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〒999-9999 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
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営業部 営業1課 尾洲 降夫
Email:bizfull@bizfull.net
Tel:03-9999-9999
Fax:03-9999-9999
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ほかにもさまざまなデザインが考えられると思います。署名のテンプレートがそろったWebサイトもあるので、いろいろ探してみては?

テンプレートを選ぶ際に気をつけたいこと

デザイン的に凝った署名を使う場合に、気をつけておきたいことがあります。それは、どんな環境であっても意図したように見られるか、ということです。

受信者のPC環境はさまざま。画面表示に使っているフォントによっては、デザインが崩れてしまうこともあります。「デザインが多少崩れても、読めればいい」という考えならいいのですが、気になる場合はいくつかフォントを変えて表示させてみて、どんな風に見えるか確認しておくほうがいいでしょう。

ビジネスメールの署名は、あなた自身を表す顔のようなもの。ぜひ、読みやすくて自分のイメージに合った署名を選んでみてください。

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