ビジネススキル・マナー

【仕事術】うっかりミス防止ツール

自分ではきちんと作業したつもりでも、うっかりミスのせいでとんでもないトラブルになることも。誰もが、できることならうっかりミスをなくしたいと思っていることでしょう。そんなあなたに、うっかりミスを防ぐためのツールをご紹介します。

うっかりミスが起きてしまう原因

普段はできていることが、できなくなってしまうのがうっかりミス。原因の多くは「複数の案件の同時進行」にあります。

ひとつのことに集中して取り組んでいる時は、うっかりミスは起こりにくくなります。逆に、いくつもの案件を同時に進めていこうとすると、忙しさに取り紛れてミスをしてしまうのです。

そんなうっかりミスを防ぐ方法として、「GTD(Getting Things Done)」というマネジメントテクニックがあります。

GDTでうっかりミスを防止

GTDとは、さまざまな企業のコンサルタントを務めるデビッド・アレンが提唱したライフ・ハック技術です。

すべきことをすべて書き出してから、「2分以内にすぐできること」「次にすべきこと」「いつかしなければいけないこと」「人に任せられること」「計画を立てて行う複雑なプロジェクト」の項目別に分けます。すると、仕事の内容が整理され、ひとつひとつの仕事に集中して取り組むことができるのです。

GTDのポイントは、そのツールを見れば次にすべきことが分かるようにして、仕事のスケジュールなどを頭の中から追い出すことです。

たとえば、1ヶ月先に友達と遊びに行く予定を立てたとしましょう。多くの人は、待ち合わせの時間や場所をカレンダーなどに書き込んで、忘れても大丈夫なように対策をします。すると、カレンダーを見れば分かることを、あえてずっと覚えておこうとは思わないはず。これが「頭の中から追い出す」ということなのです。

管理ツールを見れば仕事の進行がすべてわかる状態になっていれば、いちいち考えたり覚えておいたりする必要がありません。うっかり忘れてしまっても大丈夫な状態を作り出すことで、目の前の仕事に集中できるし、結果としてうっかりミスの防止につながるのです。

「Doit.im」

「Doit.im」は、GTDの考え方に沿って作られたタスク管理ツールです。

まず「収集箱」に、しなければならない作業や、頭の中にある気になっていることを、すべて登録していきます。

次に収集箱にあるタスクを吟味して、「今日」「次の行動」「明日」「スケジュール」「いつか/多分」「連絡待ち」のいずれかに分類します。

あとは、「Doit.im」の行動リストに従って実行していくだけ。面倒なタスク管理を任せられるので、うっかりミスを減らすことができます。

Webで使えるほか、スマートフォン用の無料アプリも用意されています。有料版になりますが、PC用のアプリも用意されています。PC用アプリを入れれば、ネット環境がないところでも使えます。

「Quest:やること管理&簡単メモ」

「QUEST:やること管理&簡単メモ」は、RPG風のスマホアプリ。予定を入力すると画面にモンスターが登場し、タスクをこなすことで倒していきます。操作も簡単なので、予定を入力するのが苦になりません。

ただ楽しいだけではなく、タスクをカテゴリ別に分けたり、予定の時間にリマインダを設定したりといった、便利な機能も搭載しています。繰り返し通知などリマインダの細かい設定もできるので、うっかりミス防止にはおすすめです。

モレスキン「クラシックノートブック」

手書きのメモがいいという人におすすめなのが、モレスキンの「クラシックノートブック」。

モレスキンは、19世紀後半にフランスの製本業者が生み出したノートです。ゴッホやピカソヘミングウェイも愛用したと言われています。

1986年に生産を終了してしまいましたが、1998年よりイタリアのモレスキン社によって復刻版が販売されるようになりました。現在では全世界で年間1300万冊も売れるベストセラー商品で、日本にも多くの愛用者がいます。

高級感のあるしっかりした装丁のノートなので、持ち歩くのにもぴったり。どこてでも予定を確認できるので、うっかりミス防止に役立ちます。

中村印刷所「ナカプリバイン」

2016年初頭にツイッターで「おじいちゃんのノート」として話題になった方眼ノートです。

町工場が特許を取って製品化したものの、広告費用が捻出できず、在庫の山となっていたとか。ところが孫娘がツイッターで「うちのおじいちゃんのノート、費用がないから宣伝できないみたい。Twitterの力を借りる」とつぶやいたところ、「こんなノートがほしかった」と反響が殺到しました

「ナカプリバイン」の最大の特徴は、ノートを開いたときに閉じてある部分が膨らまず、ぴしっと水平に開けること。ページをまたいでの書き込みが楽にできるので、タスクの進行状況やプロジェクトから派生したタスクを書き連ねていくにはぴったりで、うっかりミスも防止できます。

現在は大手通信販売サイトなどで取り扱っています。

欧文印刷株式会社「nu board(ヌーボード)」

「nu board」は、コンパクトなリングノート形式のホワイトボードです。書いては消すという作業が楽にできるので、タスクを書き連ねたり、終了したタスクを消したりといった、タスク管理にはぴったりです。

記入できるスペースは8ページ。各ページの間には保護用の透明シートが添付されているので、書いた文字が知らないうちに消えてしまうといったこともありません。透明シートの下に資料を挟んで、上から文字を書き加えたりといった使いかたもできます。

思いついたことを気軽に記入して、うっかりミスを防止しましょう。

自分に合ったツールでうっかりミス防止

GTDでタスク管理をする時に大切なのは、「取引先に電話をする」「切手を買ってくる」といったこまごまとしたタスクまですべて書き出すこと。その時点でうっかり忘れてしまったタスクがあると、せっかくのツールも役に立ちません。

また、管理ツールを使い分けるのではなく、すべてひとつのツールで管理することも大切です。そのツールを見れば、すべてのタスクが書かれているという状態になってこそ、GTDのポイントである「頭の中からタスク管理を追い出して、目の前の作業に集中する」ことができるのです。

うっかりミス対策としてさまざまなツールを紹介しましたが、まずタスクを書き出す作業が苦にならないのが自分に合ったツールだと言えます。ぜひツールを活用して、うっかりミスを防止してください。

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