要員とは一般的に「必要な人員」を意味しますが、ビジネス用語では「要員計画」や「要員管理」という言葉で使われます。要員計画は企業が事業を進める際に必要な人材の確保や配置するための計画を立案して実行に移すことを指すのに対して、要員管理はすでに採用して配置した人材を含めて業務を遂行するためのマネジメントを実施することを示すので混同しないように注意が必要です。
要員計画は人材の採用から適材適所への配置、異動や能力開発など必要な人員数による「量的」な視点と、どのような人材を必要とするかといった「質的」な視点から策定します。
終身雇用が主流だった頃は採用を基本とした長期的な展望による計画を立てられましたが、近年は経営環境の悪化やキャリアアップするための転職などから採用事情も激変して中長期の要員計画が難しい時代になりました。
現代においては企業側が新しい人材活用のかたちを取り入れて正社員の採用だけでなく内部調達、アウトソーシングといった視野の広い要員計画を行うことが必要です。また似たような言葉なので同じように捉えられることが多い「人員計画」は本来、企業の長期的事業計画を踏まえて策定されるものであり「要員計画」とは厳密な意味で違います。
一方、要員管理は企業が行うプロジェクトなどで必要なスキルを持つ人材を管理することを意味します。採用した人材それぞれの能力を把握してプロジェクトに適した配置を行うことでモチベーションを高め、最大限のポテンシャルを発揮させて生産性の向上につなげることが最大の目的といえるでしょう。また適切な要員管理を行うことにより、必要な人材数だけで効果を上げることが可能になれば人件費の節約につながりコストの削減が期待できます。
ただ要員管理を実施するには管理者が一方的に主導するのではなく、全従業員に説明して理解してもらった上で準備を進めることが大切です。従業員の理解を得ずに行うと逆にモチベーションを低下させてしまい、生産性までダウンしかねません。たとえば要員管理のプロセスとして知られる「人的資源マネジメント計画」は、必要な人員の役割や育成などマネジメント方針を計画したらプロジェクトチームを編成して育成・マネジメントする工程を、順をおって実施します。このような人的資源マネジメントを有効に活用しましょう。
