秋ごろになり空気が冷え込んでくると、例年の年末調整業務のことを思い出して胃が痛む思いをする人事担当者も少なくないと思います。そこで、今回は年末調整対応が面倒な理由を検討しながらその解決策をご紹介していきます。
人事が抱える年末調整の悩み
人事担当者の方の中には、年末調整業務に対して苦手意識を抱いている方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、人事担当者が頭を抱える悩み事をピックアップしてみました。
不備があった書類の修正が手間
従業員から受け取った書類に不備が見つかった場合、一度書類を返した上で適宜指導をしながら再提出をさせなければなりません。
内容の確認が大変
そうした面倒を避けるために、提出された書類に不備がないかを１つ１つ具に確認する必要があります。
他の業務との兼ね合いが大変
申請をする社員と同様、人事部もとにかく忙しくしていると思います。
そんな中、煩わしい年末調整業務にも対応しなければならず非常に大変です。
従業員からの電話対応に追われ時間が取られる
始業から終業までの間、一日中電話対応に追われるなんて日もあると思います。
申請を忘れている社員へのリマインド対応
ミス以前に、どれだけ周知をしていても提出自体を忘れてしまう社員もいます。
彼らへのリマインド対応だけでもかなり業務量が増えてしまいます。
従業員が抱える年末調整業務の悩み
人事担当者がこうした悩みを抱える一方、申請をする従業員たちも実は多くのことに悩まされていることも事実だと言えます。筆者自身も経験した悩み事をいくつかピックアップしてみました。
申告のやり方が合っているか不安だ
大体の流れは理解しているものの、年に一度の慣れない手続きに不安を抱いてしまう方も多いと思います。
用意する書類が多くて大変
保険料控除証明書や住宅借入金等特別控除申告書など自ら用意しなければならない書類が多く、一式用意するだけで一苦労です。
控除額の計算が大変
説明が非常に細かい上に、慣れない計算に気疲れをしてしまいます。
紙での申請が面倒
書類はすべて手書きであるため、書き終わるころには手も心も疲れ切ってしまいます。
このように、申請する側も多くの手間をかけ不安を感じながら年末調整をしている現状が見えてきました。
こうした問題の解決を期待できるのが、これからご紹介する「デジタル手続き法」及び年末調整手続きの電子化です。
年末調整手続き電子化のメリット
2020年4月から資本金1億円以上の企業など特定の法人について、社会保険や労働保険に関する一部の手続きにおいて電子申請を行うことが義務付けられたことは記憶に新しいことでしょう。
また、2020年分の年末調整からは生命保険料控除や住宅借入金等特別控除に係る控除証明書などについて、勤務先への電子データによる提供が可能となりました。
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社会・労働保険手続きの電子申請導入の実務
国税庁によると、年末調整手続きの電子化には企業と従業員の双方にメリットがあるといいます。
まず、企業側（勤務先）のメリットをご紹介いたします。
勤務先は、従業員が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。
引用元：https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho_01.htm
また、控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。さらに、従業員が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申告書を作成するため、記載誤り等が減少し、従業員への問合せ事務も減少することが期待されます。
加えて、書面による年末調整の場合の書類保管コストも削減することができます。
※年末調整申告書データを利用して年税額の計算等を行うためには、勤務先の給与システム等が年末調整申告書データの取込みに対応する必要があります。詳しくはご利用の給与システム等の開発業者等にお問合せください。
そして、データを入力する従業員にとってはこのようなメリットがあるといいます。
従業員は、これまでの手書きによる手続（年末調整申告書の記入、控除額の計算など）を省略でき、年末調整申告書の作成を簡素化できます。
引用元：https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho_01.htm
また、書面で提供を受けた控除証明書等を紛失した場合は、保険会社等に対し、再発行を依頼しなければなりませんでしたが、その手間も不要となります。
※従業員が、「マイナポータル連携」を利用する場合には、複数の控除証明書等を一度の処理で取得することができますので、従業員の利便性がより高まります。
このように、年末調整手続きを電子化することで企業・従業員ともにさまざまなコストを削減できるだけでなく、本業務に注力できるので生産性の向上なども期待できます。
年末調整の工数を減らす方法
年末調整手続きを電子化させることで従来のやり方と比べてかなりスムーズに進められることが分かりました。
しかし、年末調整手続きの電子化はまだ義務化されておらず、その緊急性の低さから移行を進められている企業はあまり多くないと言えます。
また、電子化に対応していない書類も存在するため、完全に電子化へと移行することは難しく、紙と電子データを併用することになり、結局工数が増えてしまってさらに面倒なことになるケースもあるようです。
こうした問題の解決策としては、アウトソーシングサービスを利用することが現状での最適解であると言えます。
アウトソーシングサービスの利用
アウトソーシングサービスを利用することでデータ処理の正確性などを向上させることができることに加えて、従業員からの問い合わせ対応なども委託できるので年末調整業務における面倒臭さが解消されることが期待できます。
そこで、弊誌編集部が取材などの聞き込みから選定した年末調整補助／代行サービスを3つご紹介いたします。
年末調整補助サービス3選
大企業向け 年末調整クラウド＋BPOサービス Mominoki／ラクラス
こちらはラクラスが提供するクラウドとBPOを組み合わせた大企業向けのサービスです。
年末調整事務代行サービス／フルキャストホールディングス
こちらはフルキャストホールディングスが提供する数百人から一万人以上の大規模案件対応の実績も多数あるサービスです。
年末調整補助サービス／ペイロール
最後にご紹介するのは、ペイロールが提供する年末調整業務にまつわるさまざまな課題やお悩みをクラウドアウトソーシングで解決してくれるサービスです。
このサービスでは年末調整専用のコールセンターを開設し、従業員からの質問や疑問をすべてペイロールのコールセンターが対応してくれるだけでなく、申告はWebと紙の両方に対応しているため、社員一人一人のニーズに応えてくれます。
まとめ
本記事では、年末調整業務に関する悩みごとを解決する術として「アウトソーシングサービス」をご紹介いたしました。
年末調整手続きの電子化が進められたとはいえ、義務化がされていない以上まだ解決されていない問題も多くあり、人事担当者の悩みは尽きることがありません。
しかし、今回ご紹介したようなアウトソーシングサービスを利用することで業務工数を減らせるだけでなく、本業務に注力できるようになることで生産性の向上やイノベーションを生み出すことも期待できるでしょう。
ぜひ、この機会に年末調整補助／代行サービスのご利用を検討されてはいかがでしょうか。
