著者が語る

【著者が語る】入社1年目ビジネス文書の教科書

ヒロコマナーグループ
マナー西出ひろ子(マナーズ博子) グループ代表

新入社員研修で、「お取引先へお礼状を書いてください」とお題を出すと、驚くことに、誰一人として完璧な社外文書を書ける人がいないのが現実です。また、入社4-5年経った方やベテラン研修でもビジネス文書を完璧に書ける人はなかなかいません。理由はすでにあるフォーマットに、何も考えることなく、単に日付や名前を書き換えるだけに慣れているからです。

役職にも就いていた50代の男性が早期退職をし新会社で請求書を作成し封筒で郵送をする際、請求書と封筒の宛名に「○○会社御中 営業部 ●●様」と書き、年下の同僚から作成し直しを指示されたという実話もあります。

そこで版元のプレジデント社から依頼があり執筆したのが本書です。ビジネスでは、外部とのコミュニケーションを取る際に、文字で残る文書作成は大変重要です。ビジネス文書にはそのフォーマットがあり、それに則ることは大切なことですが、どのような文言で書けばいいのか、頭語や結語は必要か不要かなど、その文書の目的に応じても書き方は異なります。

誰もが知らないことはできません。そこで本書は「知らないことを知る」からスタートさせ、実際に自分で作成できるよう、様々なシチュエーションを想定し、文例を紹介しています。敬語もただその単語だけを知っていても、それをどのような時に使えばいいのか分からない人も少なくありません。そこで文例には上級の敬語も盛り込みながら、文章と一緒に敬語も学べて実際の現場で使用できる人財になれるように設計して執筆しました。

印鑑廃止の方向にありますが、どこに押印すればいいのか、その位置や仕方を知らない人も多く、社印(角印)や代表者印の区別もご存知ない方もいらっしゃいます。さらには領収証の書き方も知らない、分からない、できない人も。

分からないことはネットで調べればいい時代ではありますが、どれが正しい情報か迷うこともあるでしょう。本書は部署それぞれに一冊あると便利です。290ページにわたる豊富な文例にそってすぐに活用いただけます。

西出ひろ子 著
プレジデント社
1400円+税

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経営者JP

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