早期退職制度とは、定年退職前に退職する制度です。事業が悪化したときなど特定のときのみ実行する希望退職制度とは異なり、恒常的に実施します。早期退職制度の作り方、実施するメリット・デメリットについてまとめました。また、制度を成功させるポイントも紹介します。ぜひ参考にしてください。（文：日本人材ニュース編集部）
早期退職制度とは？
早期退職制度とは、定年前に退職できる制度のことです。社員が早期退職制度に応募して受理されると、勤続年数に応じた退職金に加え、退職金の割増や再就職支援などを受けられることがあります。
早期退職制度は、福利厚生としての意味合いが強い制度です。退職金の割増や再就職支援があることで、生活にあまり支障が出ない状態で転職活動を進められるようになります。
早期退職と希望退職との違いは？
早期退職制度は基本的には恒常的に実施します。一方、希望退職制度は期間限定の制度であることが一般的です。いずれも定年前に退職をすることで退職金の割増や再就職支援を受けられる制度ですが、希望退職制度では「退職勧奨」を伴うケースが多い点が異なります。
退職勧奨とは、会社が社員と交渉して、自主退職を促すことです。辞めてほしい社員を選んで退職勧奨を行いますが、一方的に契約解除を通告する解雇とは異なり、あくまでも社員の意思を尊重する形で退職を勧めます。
なお、解雇のときには解雇予告をするなどのルールがありますが、退職勧奨には法的な規制はありません。そのため、比較的自由に辞めてほしい社員に対して退職を促すことが可能です。
会社が早期退職・希望退職を募集する理由
希望退職制度を実施するときには退職勧奨が実施されることがありますが、早期退職制度を実施するときにも、退職勧奨が行われることがあります。会社が早期退職・希望退職をする社員を募集するときは、次のような理由があることが多いです。
- 経営が悪化したとき
- 組織再編を実施するとき
- 組織の若返りを図るとき
それぞれの理由について見ていきましょう。
経営が悪化したとき
経営が悪化したときは、支出を抑える必要があります。会社の支出のなかでも大きなウェートを占めるのが人件費です。人件費は毎月発生するため、社員を減らすことで支出を大きく抑えられます。
ただし、希望退職や早期退職を募集し、多くの社員が応じると、退職金や割増金などで会社の支出は一時的に増える点に注意が必要です。
組織再編を実施するとき
組織再編を実施したときも、早期退職・希望退職の募集が必要になることがあります。例えば、合併などにより重複部署ができたときなどは、退職者を募り、適切に人員配置をし直すことが必要です。
また、組織再編により会社に必要な人材の種類が変わることがあります。例えば、システム導入により経理や総務の担当する仕事が減り、反対に新規開拓専門の営業を強化する方針が決まったとしましょう。事務職を担当している社員に退職勧奨を実施し、営業職の採用を実施するなど、新しい組織に合わせた人材構成が必要になります。
組織の若返りを図るとき
実力主義にシステムを変えるときや、若返りを目指すときも、早期退職・希望退職の募集が必要になるタイミングです。比較的年長の社員や給料に見合わない仕事をしている社員に退職勧奨を実施し、組織の再構成を図ります。
早期退職制度・希望退職制度の作り方
社員の意思で転職しやすくするためにも、また、退職勧奨が必要になったときのためにも、適切な早期退職制度や希望退職制度を構築しておくことが必要です。早期退職制度や希望退職制度は、次の手順で作ります。
- 制度導入の目的を明確にする
- 制度利用対象者・優遇措置を決める
- 社内で制度を周知する
- 早期退職者を募集・面談する
- 早期退職の準備・手続きをサポートする
各ステップを説明します。
1.制度導入の目的を明確にする
まずは制度導入の目的を決めておきましょう。例えば、人件費の削減やセカンドキャリア支援など、自社で抱える課題の解決につながる目的を設定します。また、目的と同時に制度を利用する人数も決めておきます。
目的を決めないまま早期退職制度・希望退職制度を導入すると、社員の不安をあおることにもなりかねません。また、応募する社員がなく、目的や目標人数を達成できない可能性があります。
2.制度利用対象者・優遇措置を決める
次は制度利用対象者を決めます。年齢や勤続年数などで条件を決めることが一般的ですが、目的によっては「事務職」や「営業職以外」のように職種で決めても良いでしょう。
また、制度を利用した社員に提供する優遇措置も決定します。退職金の割増を実施する場合であれば、予定退職人数に合わせた予算の確保も必要です。
3.社内で制度を周知する
早期退職制度・希望退職制度の内容を社内に周知します。希望退職制度を実施する場合であれば、応募期間の周知も欠かせません。
なお、構築した制度は就業規則にも記載しておきましょう。ただし、就業規則に記載するだけでは社員全員が見るとは限らないため、退職制度のリーフレット作成や、説明会を開催することも必要です。
4.早期退職者を募集・面談する
早期退職制度・希望退職制度に応募者が出たときは、面談を実施します。制度内容を正しく理解しているか、また、再就職支援は必要か確認しておきましょう。退職金や割増金も計算し、どの程度になるのか説明します。
早期退職して欲しくない社員が応募したときは、強制にならないように配慮しつつ遺留交渉を行います。不満に思っている部分を聞き出し、雇用条件の変更や配置転換なども提案してみましょう。
5.早期退職の準備・手続きをサポートする
早期退職を受理する場合は、手続きを具体的に進めていきます。退職日を決め、担当している仕事の引き継ぎなどをサポートします。また、有給休暇が残っている場合は、まとめて使用するか、買い取るかなどの話し合いも必要です。
早期退職制度・希望退職制度を実施するメリット
早期退職制度・希望退職制度を実施することには、企業側だけでなく社員側にもメリットがあります。それぞれのメリットを説明します。
企業側のメリット
早期退職制度は、本来は社員の福利厚生のための制度です。転職を希望する社員をサポートし、自由な選択を応援します。しかし、組織若返りの実現や人件費の削減にもつながるため、特に新陳代謝を促したい企業や経営が悪化した企業にとってはメリットが多いといえます。
社員側のメリット
早期退職制度・希望退職制度があることで、社員は退職金を多くもらえる可能性が高まります。これらの制度がない場合、社員は既定の退職金しか受け取れません。少しでも有利な条件で退職するためにも、早期退職制度・希望退職制度を利用したいと考える社員もいるでしょう。
また、再就職支援が受けられる可能性がある点もメリットです。再就職支援がない場合、転職活動はすべて社員自身が行わなくてはいけませんが、再就職支援があれば「転職先は決まるだろうか」という不安を軽減できます。
早期退職制度・希望退職制度が企業に与えるデメリット
早期退職制度・希望退職制度を導入することで生じるデメリットについて紹介します。
企業側にはいくつかデメリットが生じることもあります。特に次の点については、制度構築前に対策を練っておくことが必要です。
- 優秀な人材が流出する可能性がある
- 社内の雰囲気が悪くなることがある
- 優遇措置実施のコストがかかる
- 早期退職の場合は「自己都合退職」、制度内容誤解によるトラブルになることがある
それぞれのデメリットと検討できる対策について見ていきましょう。
優秀な人材が流出する可能性がある
早期退職制度・希望退職制度の実施により、辞めないでほしい優秀な人材も応募する可能性があります。待遇改善などを提案して慰留できますが、辞めるなとは強制できないため、やむを得ず承認することにもなりかねません。
優秀な人材の流出を回避するためにも、次の対策を実施しておきましょう。
- 制度利用対象者の条件が優秀な人材に被らないようにする
- 制度への応募が受理されるには、企業側の承諾が必要なことを周知する
社内の雰囲気が悪くなることがある
早期退職制度・希望退職制度を実施すると、「応募した？」「誰が辞める？」などの話題が出て、雰囲気が悪くなることがあります。特に大規模な希望退職制度を実施するときには、「この会社はつぶれるのだろうか」と社員が不安になるかもしれません。
また、社内の雰囲気が悪くなると、仕事に対してもモチベーションが下がり、生産性が低下する可能性もあります。社内の雰囲気をあまり悪くしないためにも、次の対策を実施しておきましょう。
- 制度の詳細情報を周知し、社員の不安をあおらないようにする
- 早期退職制度・希望退職制度の目的も周知し、社員が間違った憶測をしないようにする
優遇措置実施のコストがかかる
早期退職制度・希望退職制度では通常よりも退職金を多めに支払うことがあり、コストがかかってしまいます。一気に多くの人材が辞めると、さらに企業の負担は大きくなります。
制度を運用する前にどのくらいのコストをかけるべきかを考え、次の対策を実施しておきましょう。
- 希望退職制度を実施するときは利用可能な人数の上限を定める
- 実施前にコストを計算し、無理のない割増金に設定する
早期退職の場合は「自己都合退職」、制度内容誤解によるトラブルになることがある
早期退職制度は社員が自らの意思で退職する制度のため、原則「自己都合退職」として扱われます。一方、希望退職は原則「会社都合退職」となります。
「自己都合退職」の場合、雇用保険では一般の離職者と同じ扱いとなるため、失業手当の優遇措置を受けることはできません。
失業手当の優遇措置を受けられると誤解している社員とのトラブルを避けるため、次の対策を実施しておきましょう。
- 社員が正しく制度を理解できるように、丁寧なコミュニケーションを心掛ける
- 早期退職制度のデメリットについても明確に説明する
早期退職制度・希望退職制度を成功させるポイント
早期退職制度・希望退職制度の実施により企業にデメリットを招かないためにも、次のポイントに注意しておきましょう。
- 応募条件を詳細に決める
- 優遇措置を具体的に決める
- 無条件で受理されないことを周知する
- 応募者と時間を取って話し合う
それぞれのポイントを説明します。
応募条件を詳細に決める
早期退職制度・希望退職制度の応募条件は詳細に決めましょう。誰もが応募できるようにしないことで、優秀な人材の流出を減らせます。
年齢や雇用形態、勤続年数などの個人条件だけでなく、人数も明記しておきます。また、必ずしも受理されないことも条件に加えておきましょう。
優遇措置を具体的に決める
優遇措置を具体的に決めることも、早期退職制度・希望退職制度の成功を左右します。優遇措置の内容を曖昧にしたり、人によって措置を変えたりすると、不公平感があり、社内の雰囲気がさらに悪くなることがあります。
例えば、退職金の割増を実施する場合は、基本給に対して何ヶ月分の上乗せをするのか、明記しておきましょう。また、有給休暇が残っている場合は、買い上げ対応をするのか、買い上げるときはどのように金額を決めるのかも具体的に記載します。 再就職支援を実施するときは、サポートの内容も明確にしておきましょう。例えば、次のようなサポートを検討できます。
- 転職専門のアドバイザーとの面談
- 履歴書作成のサポート
- 面接対策
- 再就職先の紹介
無条件で受理されないことを周知する
優秀な人材流出を減らすためにも、無条件で早期退職制度・希望退職制度を利用できるわけではないことを周知しましょう。会社の承諾が必要だと周知することで、応募者をある程度減らせます。
優秀な人材は会社の大切な財産です。優秀な人材が早期退職制度・希望退職制度に応募した場合に備えて、どのような引き留めを行うかについても事前に決めておくと良いでしょう。
応募者と時間を取って話し合う
早期退職制度・希望退職制度の応募者に対して、納得できるように時間を取って話し合うことが不可欠です。話し合いが十分でないと、後になってから「会社に辞めさせられた」と感じ、不信感を募らせる可能性があります。場合によっては訴訟に発展することもあるかもしれません。
応募者に不安や疑問がないのか丁寧に尋ね、納得をして制度を利用できるようにしましょう。また、応募者を慰留するときも、無理強いするのではなく、納得して働き続けてもらえるよう、言葉を選んで丁寧に話し合うことが必要です。
企業側・社員側のリスクに配慮した制度を構築しよう
早期退職制度・希望退職制度を構築するときは、企業側と社員側の双方がメリットを得られるように細部まで配慮することが必要です。
また、制度を利用して辞める社員からだけでなく、制度を利用しないように引き留める社員からも不満が出ないように、丁寧に実施していきましょう。
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