上司に話しかけそこねて報告できない、ついつい連絡を後回しにしてしまう、相談せずに自分で解決策を考えて実行……。報連相ができる人とできない人には、どんな特徴や違いがあるのでしょうか。報連相ができない要因と、できる人の特徴をそれぞれまとめました。
『報連相』ができない不都合
仕事の動脈とも例えられる『報連相』こと報告・連絡・相談ですが、職場で報連相が行き渡っていないと、どんな差し障りがあるのでしょうか。
・クレームがあったことを上司に報告していなかったところ、的確な指示をもらえず被害が拡大してしまった。
・会議の日時が変更されたことを当日まで連絡していなかったところ、参加者の予定管理に狂いが生じ、ロスが発生した。
・業務でわからないことがあったものの相談せずに進めたところ、クライアントから差し戻された。
等々、報連相に滞りがあると、周囲に迷惑をかけ、トラブルが大きくなってしまう危険性があります。
できない要因
誰もが『報連相』を満足に行えているかといえば、そうではありません。
したほうがいいとわかっていながら、なぜできないことがあるのでしょうか。
できない要因【自己判断】
・予定通り進んでいるので、わざわざ報告する必要はないと考えた。
・同僚が忙しそうにしていたので遠慮していたら、連絡事項を伝えるタイミングを逸した。
できない要因【自己都合】
・ミスしたことを上司に報告して、評価を下げたくなかった。
・自分なりのやり方でやりたかったので、相談しなかった。
こうした心理が原因で『報連相』が十分に行えないことがあります。
できる人の習慣【ルール化】
では、報連相をうまくやっていくにはどんなことを心がければよいのでしょうか。
一つには、「報連相をルール化しておく」ことが挙げられます。
・クライアントに前もって「進捗状況について毎日メールします」と伝えておく。
・プロジェクトメンバーに「変更点は随時書面で配付します」と合意を取り付けておく。
こうした具合に、いつ・どうやって報連相を行うか相手と共有しているとスムーズですし、自分でも迷わずに済みます。
また、報連相の際には、下記を意識してみましょう。
報告
・開始報告
・中間報告
・完了報告
連絡
・作業状況の報告
・修正事項の報告
・補足連絡
相談
・作業前相談
・作業中相談
・改善策相談
其々必ずしも必要！というわけではありませんが、少し意識して行ってみるだけで、今迄あった上司からの催促もすこし緩くなるかもしれませんよ。
できる人の習慣【相手の立場になって考える】
報連相は、受ける相手にとってはどんな効果があるのでしょうか。
例えば、上司は俯瞰した位置から、何人もの部下の業務を管理しています。
遅れているところにヘルプの人員を回す、あるいはミスが発生したときに的確な指示を出すためには、それぞれが今何をしているところかわかっておく必要があります。
また、同僚は業務上必要な連絡を迅速に、正確に通達してもらえることで、予定の管理が的確に行えるようになるでしょう。
相手の立場になって考えることで、報連相を行うべきタイミングが見えてくることもあります。
『報連相』できる自分に
適切な『報連相』は、職場のコミュニケーションを活性化し、トラブルの拡大を抑制してくれる効果が見込めます。
できる人の習慣をぜひとも身につけておきたいところですね。
