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社会人の必修科目!「接待交際費」のイロハをおさらいしよう

接待の飲食代、手土産代、ゴルフ代など、営業活動で使用した交際費を精算する際、どの勘定科目を使えば良いのか悩むことはありませんか?接待や交際費に関するルールは複雑でわかりづらいものです。基本ルールやよくある事例をご紹介しますので、参考にしてみてください。

【交際費とは?】

交際費とは、企業や法人が関係構築や営業活動の一環として、取引先に対して飲食や贈答などを供するために支出する費用のことです。

交際費は、企業や法人同士の広い意味での「おつきあい」の費用です。慶弔金・献花代・ゴルフ代などは純粋に「おつきあい」の費用として、交際費に含めておいてまず間違いはありません。

しかし、「おつきあい」の場面は欠かせない「飲食」については、非常に複雑なルールが設けられているので注意が必要です。

【飲食費用の取り扱いについて】

大まかなルールとして、企業活動における飲食費用は以下のように定められています。

・社外の人が1名以上参加しており、1人あたり5,000円以上→接待交際費(交際費)
・社外の人が1名以上参加しており、1人あたり5,000円以下→飲食費(交際費ではない)
・自社の人のみが参加する(金額不問)→社内飲食費・会議費・福利厚生費など(交際費ではない)

【「5,000円の壁」の意味とは?】

なぜ、社外の人が参加する飲食費について、金額5,000円を境に交際費になったりならなかったりするのでしょうか?

企業は事業上の利益のために交際費を支出しますから、取引先との飲食費は全て営業活動上の必要経費になる、と考えることができます。

しかしながら飲食費を全て経費扱いにしていると際限がありません。そこで、1人あたり5,000円を1つの区切りとして、それ以下のものを法人税の税率計算上の損金(経費)扱いとなる「飲食費」、それ以上のものを損金扱いにできない「接待交際費」にすると決められているのです。

【平成26年度の税制改革とは?】

従来は交際費はすべて損金不算入と決まっていました。しかし、平成26年度4月1日以降に開始する事業年度から税制の改革が行われ、交際費のうち特に接待交際費(取引先を含む飲食費で、1人あたり5,000円以上の費用)の50%を損金算入できる仕組みに変わりました。(※中小企業の場合は定額800万円控除との選択制)

この改革は、事業が法人税負担を気にせず、積極的に飲食接待を行うことによる、飲食市場の特需やビジネスの活性化を狙ったものです。

よくある事例と仕訳法

【事例1:飲食接待を行った(5,000円以上)】

個別のよくある事例を確認していきましょう。

飲食店で取引先の社員を含む数名で飲食を共にし、かかった費用は1名あたり5,000円以上であった。

→勘定科目は「接待交際費」を使用します。

この場合の「費用」は領収書に記載されている総額(実際の飲食費以外に、テーブルチャージ代、サービス料、お土産代などを含めた総額)を指します。

【事例2:飲食接待を行った(二次会を含めると5,000円以上)】

飲食店Aで取引先の社員を含む数名で飲食し、費用は1名あたり3,000円であった。その後、飲食店Bに移動して二次会を行い、B店での費用は1名あたり3,000円であった。

→A店とB店の合計額は1人あたり5,000円超となっていますが、経費精算は飲食店ごとに判断するため、2件とも勘定科目「飲食費(交際費ではない)」を使用できます。

【事例3:飲食接待費用を折半した】

取引先の社員を含む数名で飲食を共にし、かかった費用総額は1名あたり8,000円となったが、飲食代を2社で折半したため、自社の負担額は半額の1名あたり4,000円にとどまった。領収書には総額の記載はない。

→費用を折半して総額がわからなくなった場合、自社が実際に負担した金額を自社の参加人数で割り、1人あたり5,000円前後になると想定されるケースに限り、「飲食費(交際費ではない)」と判断することができます。

【飲食代明細の提出】

飲食代の経費精算は、経理部ですら判断に困ってしまうような難しい案件がしばしばあります。

処理をスムーズにするため、飲食代の経費精算を行う場合には、交際費・交際費以外に関わらず社内のルールで決められている「飲食費明細」を必ず提出しましょう。

飲食費明細とは、飲食に参加したメンバーの詳細、日時、金額、店名、会食の目的や効果などを明記して報告する書類のことです。

【社内で確認の機会を設けよう

平成26年度の税制改革以降、税務署が企業の飲食代の処理を入念にチェックする傾向になったため、多くの企業の経理部は社内に向けて飲食費の仕分けに関する案内を行っていることでしょう。

「5,000円の壁」を税込み5,000円とするか、税抜き5,000円(実質5,400円)とするかは企業の規定によってまちまちです。また、「接待交際費」や「飲食費」の相手科目として何を使用するのかも企業や部署によって独自規定があるケースも。

経理部に問い合わせたり、詳しい先輩に聞いたりして一度しっかりと確認しておくことをおすすめします。

【最低限のルールは頭に入れておくこと】

交際費、特に飲食を伴う接待にまつわる費用の処理は、極めて複雑なルールのもと運用されています。経理の方の手を煩わせないよう、最低限の税制度や社内規定は頭に入れておいてください。

自分では対処できないような難しいケースに出会った時、自己判断だけで適当に処理してしまうのは厳禁です。後々、想像もしていなかった大きなトラブルに発展する恐れもあります。たとえ面倒でも、必ず詳しい人に確認を取るよう心がけましょう。

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