オブザーバーには観察者や傍観者という意味があり、日本のビジネスシーンでは第三者的な立場で公平に会議を観察し、双方の意見の聞き役としての役割を担います。オブザーバーはあくまで会議を観察者としての立場から参加するため、主体的な発言や進行はおこないません。会議をスムーズに進行させるために、会議が煮詰まった際や加熱した際に第三者として公平な意見を求められることはありますが、基本的には双方の意見の聞き役に徹し、会議の緊張感を保ちつつ無駄のないよう会議が進んでいくような立ち回りをします。
オブザーバーの主な役割としては、発言者に責任感を持たせること、公平な立場として発言の公平性を保つこと、会議がスムーズに進行するようサポートすることがあります。第三者が会議に入り記録を取るようにすると、参加者は緊張感をもって会議に臨むことができるため、責任のある発言が交わされるようになります。オブザーバーは一方の意見に肩入れすることがないため、客観的に双方の意見を観察し、会議の熱をおさえる働きも求められています。
オブザーバーが必要な理由は、会議を無駄なく進行させるため、社内会議の馴れ合いを阻止するため、解決が困難な内容の会議を進行させるためです。第三者が入ることで緊張感が生まれ無駄なやりとりが減り、スムーズな会議進行が可能になります。社内会議で参加人数が多い会議では、発言する人数が増えるほど長時間になりやすいためオブザーバーの存在が欠かせません。また、解決が困難な内容の場合は、進まない会議を何度も繰り返すことになるため、無駄な時間を過ごさないようゴールを決め時間制限をするなどのサポートをおこないます。
オブザーバーと似た立場の役割にアドバイザーがあります。アドバイザーはオブザーバーと同様に第三者の立場で会議に参加しますが、知識や経験による専門的な発言が求められます。つまり、課題の解決に向けて、主体的に意見を述べていくことがアドバイザーに求められる役割になります。一方オブザーバーには基本的に発言権はありません。場合によっては意見を求められることもありますが、その際は公平な立場から主観的ではなくできるだけ客観的な考察をした上での意見を発するのがオブザーバーです。
