勤務証明書は、企業に在職していること証明する書類、または在職していたことを証明する書類を指します。勤務証明書には、従業員の氏名、住所、生年月日などの基本情報や雇用期間、雇用形態、役職や仕事内容などが記載されます。これらの情報は、住宅入居の審査や保育園の入所申請、転職などの場面で必要とされます。
退職した場合や転職する際にも必要になる場合があります。退職時には、新しい職場での条件面の交渉や、収入証明書の提出などに使用されます。また、住宅ローンやクレジットカードなどの契約申請時にも提出が必要となることがあります。
勤務証明書は、会社や組織の人事部などで発行されます。発行手数料がかかる場合がありますが、一般的には無料で発行してくれる場合が多いです。ただし、発行までには時間がかかる場合があるため、必要な期間を確認しておくことが重要です。勤務証明書は、発行する側が記入することが一般的ですが、従業員自身が記入する場合もあります。自己申告の場合は、発行先の要望に合わせた書式に記入する必要があります。
勤務証明書に記載しておかなければならない内容は、どこに提出するかによって変わります。たとえば、転職活動の場合は、業務内容や成果などの詳細な情報が求められることがあります。また、住宅ローンの場合は、勤務先の規模や資本金、従業員数などの情報が必要となる場合があります。
最近では、勤務証明書をオンライン上で発行するサービスもあります。発行までの時間が短縮されるため、便利な方法です。
勤務証明書と類似する在職証明書、在籍証明書、就業証明書などがありますが、これらは会社に在籍していることを証明したり、勤務状況を証明したりする書類であり、名称が異なっても記載内容や役割に大きな違いはありません。
ただし、「勤務証明書」という用語はあまり一般的ではなく、「在職証明書」や「就業証明書」の方がよく使われています。発行する際に留意すべき点としては、提出先から指定された用紙を使用することが通例であることや、記入が必要な事項をあらかじめ確認して元の勤務先に依頼することが挙げられます。とはいえ、在職証明書には発行義務がなく法律上定められていないため、発行しなかったからといって特段問題になるわけではありません。
