5w1hとは「when＝いつ」「where＝どこで」「who＝誰が」「what＝何を」「why＝なぜ」「how＝どのように」これらの英単語の頭文字を取ったもので、ビジネスの基本的なフレームワークです。伝えたい情報を5w1hに沿って整理すると、物事を正確に過不足なく伝えられます。無駄なやり取りも減るため、コミュニケーションを円滑にするためにも役に立つ方法です。
ビジネスシーンにおける5w1hの活用方法は、会話はもちろん、メールやチャット、議事録を作成する際にも効果的です。だれが読んでもわかりやすく伝わり、物事の状況を把握しやすくなるため、戦略を立てる際やアイデア出しにも応用できます。
【5w1hの具体的な要素】
〈when〉
日時、期限、期間など時間を表します。「いつまでに」「何時に」と明確にしておくことで、業務計画を立てやすくなり、期日を意識した行動ができます。
〈where〉
whereは場所を表す要素です。会議の場所や訪問先、書類の提出先、ファイルの保存先などを明確にします。「会議室で」ではなく「第二会議室で」といったように、具体的に伝えることが大切です。
〈who〉
誰に連絡をするのか、誰に伝えるのかなど「誰が」話の中心になっているのか明確にします。戦略を立てるなら「30代の男性」などといったように、具体的なターゲットを決めます。
〈what〉
商品やサービス、会議のテーマなど、目的となる人物や物事を指します。情報を伝えるうえで、目的が抜けると本題がブレてしまう恐れがあります。
〈why〉
「なぜこうなったのか」その理由や原因、状況に至った背景を伝えます。whyを掘り下げていくと、新しいアイデアが生まれるほか、課題解決のヒントが見つかることもあります。
〈how〉
手段や方法、やり方を具体的に伝えます。whyで見つかったアイデアや課題を、具体的にどのように活かしていくかにつなげていきます。
5w1hのフレームを意識することで、情報伝達不足やミスの防止にも効果的です。ただし5w1hすべての要素を盛り込んでしまうと、情報量が多すぎて冗長になる場合もあります。重要な要素だけを残して、状況に応じて省略することも必要です。円滑なコミュニケーションを目指し、相手が理解しやすい情報の伝え方を心がけましょう。
