社員の退職に伴う人事業務は多岐にわたるが、2025年1月20日から「マイナポータルを通じた離職票の直接交付」が始まっている。人事業務の効率化に役立ててもらうため、利用条件や手続きなどについて、丸山博美社会保険労務士に解説してもらう。（文：丸山博美社会保険労務士、編集：日本人材ニュース編集部）
マイナポータルの活用で、離職票交付までの流れはどう変わる？
2025年１月20日より、マイナポータルで離職票機能の提供が開始されています。これにより、希望する離職者は、マイナポータルを通じて直接離職票の交付を受けられるようになりました。
離職票は、離職後に雇用保険の求職者給付（基本手当等）を受給するための必要書類ですが、会社を経由せずに離職者へ直接交付となることで、労使双方にとってメリットが期待できます。
まずは、マイナポータルを通じた離職票の直接交付のイメージを掴みましょう。
通常の離職票交付手続きでは、会社がハローワークで手続きを行った後、離職票はハローワークから会社経由で離職者へ交付されます。
この流れにより、退社手続事務の担当者には「とにかく離職者の雇用保険手続きを第一に」というプレッシャーが常に付きまといます。加えて、ハローワークから届いた書類を離職者へ転送しなければならず、離職者が多く生じる年度末等には多くの現場で事務担当者の業務負担増の一因となっています。
この点、2025年１月20日より、労使が一定の条件を満たすことで、ハローワークでの審査終了後に自動的に離職票等の書類がマイナポータルに送信される仕組みがスタートしました。離職票交付に会社を経由する必要がなくなることで、離職者への早期の離職票交付が実現すると共に、事務担当者の業務負担軽減に寄与することが期待されます。
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マイナポータルを通じた離職票の直接交付を行うためには？
労使双方にとってメリットのあるマイナポータルを通じた離職票の直接交付ですが、前述の通り、サービスを利用するためには労使が一定の条件を満たす必要があります。一つひとつ、確認しましょう。
①会社が、離職者のマイナンバーをハローワークに登録していること
会社は、離職者のマイナンバーをハローワークに登録できているでしょうか。
2018年5月以降の雇用保険手続ではマイナンバーの届出が求められており、マイナンバーの記載・添付がない届出には返戻措置が講じられています。そのため、最近入社した従業員については、概ねマイナンバー登録が進んでいることしょう。
しかしながら、マイナンバー制度の施行以前からの雇用保険被保険者については、マイナンバー登録がされていない可能性があるため注意が必要です。
ハローワークへのマイナンバー登録状況を確認する手段として、会社側では「事業所別被保険者台帳」による確認が挙げられます。「事業所別被保険者台帳」とは、雇用保険の取得・喪失の手続きをしている被保険者の情報がまとめられた台帳のことで、被保険者番号、氏名、生年月日、資格取得日、個人番号の登録状況等が掲載されています。
「事業所別被保険者台帳」はハローワークから取り寄せる必要があり、取り寄せのための依頼書等が管轄ごとに異なります。取り寄せの際には、事前に管轄のハローワークへお問い合わせいただくと良いでしょう。
一方、従業員は、ハローワークへのマイナンバー登録状況をマイナポータルから確認できます。
最終画面の「回答内容」に現在の勤務先事業所名と被保険者番号が表示されない場合、マイナンバーがハローワークに登録されていません。勤務先からハローワーク宛に「個人番号登録・変更届」を提出して、マイナンバーを登録する必要があります。
②離職者がマイナンバーカードを取得し、マイナポータルの利用手続きを行うこと
マイナポータル経由で離職票の交付を受けるということで、当然のことながら、離職者はマイナポータルの利用手続きを完了させていなければなりません。
マイナポータルへのログインには、マイナンバーカードのICチップに搭載される公的個人認証が採用されているため、前提として、離職者はマイナンバーカードを取得している必要があります。
マイナンバーカードを取得済みでマイナポータルも利用できる、さらにマイナンバーがハローワークに登録されている離職者は、「雇用保険WEBサービス」との連携設定を行うことで、離職票等の書類をマイナポータル経由で取得できるようになります
③会社が、電子申請により雇用保険の離職手続きを行うこと
マイナポータル経由で離職票交付を受けるためには、会社が電子申請で雇用保険の離職手続を行っている必要があります。紙様式でハローワークに届出を行った場合、雇用保険被保険者離職票等はマイナポータル経由ではなく、従来どおり会社経由での交付となります。
中小企業が自社内で手続業務を行う場合、電子申請未対応という現場も少なくないと思います。電子申請の導入は高いハードルのように感じられるかもしれませんが、今回のテーマである「離職票の直接交付」のように、業務効率化につながることもあるため一考の余地ありと言えましょう。
自社での電子申請対応がどうしても難しい場合には、電子申請対応の社労士に依頼いただくことで、離職票の直接交付が可能となります。
マイナポータルを利用した離職票の直接交付、こんなときはどうする？
このように、ハローワークへマイナンバー登録済みの離職者が、マイナポータル上で「雇用保険WEBサービス」との連携を済ませることで、会社が電子申請をした離職手続について、離職者はマイナポータル上での離職票受け取りが可能となります。
手続きの流れはさほど複雑ではありませんが、厚生労働省からFAQが公開されていますので、あらかじめご確認いただくと良いでしょう。ここでは、実務上、特に重要なポイントを抜粋してご紹介します。
従業員のマイナンバー登録は、離職の2週間前までに
これまでに従業員のマイナンバーの登録を行っていない場合、「事前に登録せずとも、資格喪失届にマイナンバーを記載して提出すれば良いのではないか」と思われるかもしれません。ところが、FAQによると、マイナンバー登録手続きは「資格喪失届提出の２週間程度前まで」に行うこととされています。マイナンバーの登録にはハローワークにおける確認作業が必要となるため、離職票発行までの間にマイナンバー登録が間に合わないためだそうです。
条件を満たしているのに、離職票が直接交付されないケースがあります
ハローワークへマイナンバー登録済みの離職者が、マイナポータルと「雇用保険WEBサービス」との連携設定を行っており、会社が電子申請により離職手続きを行ったにもかかわらず、離職票が直接交付されない場合もあるようです。
原因として、離職者のマイナポータルのお知らせ容量が上限値を超えている等により送信エラーとなっていることが挙げられます。送信エラーとなった場合、離職者本人がハローワークに問い合わせの上、ハローワークの窓口で離職票の交付を受ける流れとなります。
少子高齢化を背景に、現場における人手不足はますます深刻化の一途を辿ることが予想されます。人事業務の効率化を図るべく、労働・社会保険関係諸手続きにおける電子申請導入を検討ください。
参考：
厚生労働省「マイナポータルを通じて「離職票」を直接交付する仕組みがスタートします」
厚生労働省「マイナポータルを通じた「離職票」の直接交付に関するFAQ」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/koyouhoken/index_00003.html
丸山博美（社会保険労務士）
社会保険労務士、東京新宿の社労士事務所 ＨＭ人事労務コンサルティング代表／小さな会社のパートナーとして、労働・社会保険関係手続きや就業規則作成、労務相談、トラブル対応等に日々尽力。女性社労士ならではのきめ細やかかつ丁寧な対応で、現場の「困った！」へのスムーズな解決を実現する。
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