接待は新入社員から重役までが参加するチームプレー。上座・下座やお酌の仕方などの基本マナーはとっくにマスターした30代社員は、そろそろ中堅プレーヤーとして活躍することが期待されています。30代社員が押さえておきたい接待マナーをご紹介します。
【接待がビジネスの明暗を分ける】
若手営業社員なら誰しも、バブル時代を経験した先輩社員から「昔は取引先と夜通し飲んだものだ」などと武勇伝を聞いたことがあるでしょう。現代ではバブル時代ほどの豪勢な接待スタイルは少なくなったものの、「酒が商売を左右する」というのは昔も今も同じです。ビジネスのキモは人間関係構築にあることは言うまでもありません。お酒の席で楽しい時間を共有できた相手とは、必然的に見えない絆が深まり、商談の進め方に有利に働くことは間違いないでしょう。
しかし、接待はビジネスパーソンの実力が試される場でもあります。「接待って会社のお金でお酒が飲めてお得だなぁ」なんてぼんやりしていていいのは20代まで。30代には30代の接待マナーがあるのです。
【メンバー選定はバランス良く】
30代中堅社員ともなると、接待の幹事を任命される機会も増えてくるはずです。幹事の最初のお仕事、「メンバー選定」で押さえておきたいマナーは3つ。まず、相手先メンバーは幅広くお呼びすること。キーパーソン1名だけでなく、上司、部下、窓口担当の事務員さんなど幅広くお招きすることで、単に商談をしたい相手だけを呼び出すのではなく、相手先企業の多くの方と親睦を深めたいという意志をアピールできます。
次に重要なのは、バランス良く自社側のメンバーを選出すること。相手先メンバーと合わせて同役職・同年代・同性の人員を選ぶようにすると、失礼がなく、意気投合もしやすいでしょう。
最後に、人数は必ず自社側の方が多くなるようにするのがマナーです。不意な人数増加や欠席があっても対応できるように、こちら側の人員を3名ほど多めに予定しておくと安心です。
【NG食材や持病をチェック】
相手の食の好みやNGを把握しておくことは、接待に限らず宴会幹事の基本マナーです。しかしプライベートの飲み会とは違い、接待の場は特に年配の方をおもてなしすることが多いため、配慮すべき問題も増えてきます。成人病を患っている可能性のある方や、年配の方をお招きする場合にはあっさりした食事が無難です。日頃の商談の機会にさりげなく持病や好みについて確認しておくことができればベターです。
また、意外と犯しがちなミスが「座敷」です。中高年の方をおもてなしするには座敷が良いのではと思ってしまいがちですが、「膝が悪くて座敷に座れない」という方は少なくありません。確実にテーブル席に通してもらえるよう、予約時に店に念押ししておきましょう。
【「5000円ルール」を確認しておこう】
接待の「5000円ルール」についておさらいしておきましょう。ざっくりと説明すると、会社の経理処理上、接待の費用が1人あたり5000円以上だった場合には「接待交際費」、5000円以下の場合には「会議費」として計上します。この時「会議費」であれば全額経費扱いにでき、経理処理上のメリットがあるため、一般的に接待の金額は5000円以内におさめておくのが良いとされます。
実はこの「5000円ルール」は、税込み5000円なのか税抜き5000円なのかが企業の会計規定によってまちまちです。経理部に確認を取っておくと共に、もし5000円を越える金額を予定する場合は上司に許可をもらいましょう。
【集合はスムーズに】
接待当日、「店の前で現地集合」や「人混みの中での待ち合わせ」は、相手方を戸惑わせてしまうので避けるべきです。出来れば自社側のメンバー全員で当日の夕刻に相手先の事務所に伺い、軽く雑談をして雰囲気をなごませた後、タクシー移動または徒歩で店までエスコートするのがスマートでしょう。やむをえず待ち合わせをする場合には、必ず先方が到着する前に自社側のメンバーが全員揃っておくようにします。
いずれの場合にしても、最低限のマナーとして集合場所から店までの道順は必ず事前によく確認しておきましょう。スマホで地図を見ながらの案内は不格好なので、特に大切な接待では事前に道順を歩いてみて現地確認をすることも必要です。
【お土産を準備しておく】
宴もたけなわ、相手側のみなさんがお酒と食事を心ゆくまで楽しんだ頃合いになれば接待も無事成功です。しかし、この接待の成功を相手側に強く印象付けるには、ダメ押しとしてお土産を準備しておくのがベターです。和食のお店であればいなり寿司、中華であればゴマ団子、洋食であれば焼き菓子やサンドイッチなどのちょっとした一品を「明日の朝ご飯として召し上がってください」「ご家族にどうぞ」とスッと差し出すことができれば、お相手は自宅に帰ってからもあなたの企業のことを思い出すでしょう。
言うまでもなく、お土産に関しても事前の準備がマストです。帰り際になってバタバタして相手側を待たせるのは厳禁なので、内容や個数をざっくりと事前に予約しておき、お開きの20分前には店側に準備をお願いしましょう。
【中堅社員ならではのスマートな接待を】
「飲みニケーション」の風習は昔ほど強くはなくなったとはいえ、やはり美味しい記憶や楽しい記憶は自然と人間関係の結びつきを強めてくれます。
そろそろ中堅社員と呼ばれる年代に入ったら、いつ接待幹事を任されても良いようにお店開拓や情報収集を始めておきましょう。
大切な取引先を丁重におもてなしすることに成功すれば、取引先からの印象がアップするだけでなく、上司も「こいつ、デキる！」とあなたの実力を見直してくれることでしょう。
