稟議とは、会社組織などにおいて、導入や提案したい内容が発生した際に、その要望とする内容を関係者へ共有し、上位者の承認を得ることをいいます。稟議の内容を記録して共有する書類のことを「稟議書」といいます。
下位の者が稟議書を起案して、上位の者が内容を判断して承認されれば、さらに上位者へと渡って承認をもらうという流れで進み、稟議内容に関しての最高責任者までの承認がされれば、稟議が通ったことになります。
稟議の目的としては、自身の範疇だけでは決定が下せず上司の判断が必要な場合に、効率的な手続きで進められることにあります。提案したい内容などを認めてもらいたい場合には会議開催が例としてあげられますが、会議を開くほどでもなく日常的かつ頻繁に発生する内容には稟議が用いられます。会議にかける手間や時間を省き、効率的に進められるといったメリットがあります。
稟議をとおす具体的な流れとしては、部の担当者が稟議を起案し、稟議書を作成します。担当者の直属の上司が承認し、最終的にはその部の部長が承認、必要であれば社長までの承認をもらうことで稟議が通ったことになり、稟議した内容を実行できます。
稟議の内容の例としては、備品などの購入や接待などの交際費といった経費の関係や、社員の採用や契約の締結などがあり、企業によって取り決めはさまざまです。稟議する目的・理由・経費・効果について記載し、見積書や説明資料なども合わせて用意する場合もあります。
稟議する方法としてかつては、定められたフォーマットの稟議書を作成して回覧を行い、承認印やサインをもらう方法が主流でしたが、今ではシステム化を行っている企業がほとんどでしょう。
ペーパーレスや業務の効率化に伴い、システム上で稟議書を提出すれば、必要な方に自動で送信されて、承認されればさらに上位者へと進んでいきます。履歴を一覧で閲覧できたり、期限を設けてアラームなどを設定できたりするなど便利になっています。
日本の企業においては、役職や立場の上下関係が存在する組織的な構造が一般的であるため、昔から稟議制度が用いられてきました。会議のコストカットや効率化が可能で、上位者側は稟議内容を検討しやすい手段であるといえます。
