昨今の採用難において候補者は多数内定を保有している可能性が高く、内定通知を出した後に内定辞退のメールが届くことも少なくはないでしょう。その際、今後も関りがあることを想定すると、適切な返信を行う必要があります。
今回は内定者から内定辞退メールが届いた場合にどのように返信すればよいか、ポイントを例文とあわせて解説します。
内定辞退メールの返信が重要な理由とは？
内定辞退メールに対する返信は、採用プロセスにおいて重要です。なぜなら、適切に対応しないと、企業のイメージが損なわれ、今後の採用活動にも影響を及ぼす可能性があるからです。
内定辞退メールに返信する際のポイント
内定辞退メールに返信する際に気をつけるべきポイントは以下の6つです。
- 返信を必ず行うこと
- 感情的にならずに対応する
- 内定者に寄り添う内容で返す
- 「返信」ではなく「新規作成」で送る
- 承諾したことを簡潔に記載する
- 応募書類の破棄についても言及する
それぞれ詳しく解説していきます。
POINT1：返信を必ず行うこと
内定辞退メールに対する返信は、企業の礼儀正しさの表れとして非常に重要です。なぜなら、内定者が辞退することは、企業にとっても内定者にとっても重大な出来事であり、これに対する適切な対応が求められるからです。
内定者が返信を期待している場合もあれば、そうでない場合もありますが、内定辞退に関する返信を怠ることは、企業の採用担当としてのプロの姿勢を欠いているように受け取られかねません。
内定者との信頼性を保ち、将来の機会への影響を最小限にするためにも、必ず返信することを心がけましょう。
POINT2：感情的にならずに対応する
内定辞退メールを受けて感情的になることは避けるべきです。内定辞退は感情的な決断を含むことが多く、その際に感情的な反応を示すことは企業のイメージが損なわれる要因になり得ます。
内定辞退者の意向を尊重し、応募への感謝の気持ちを忘れずに伝えることで、信頼を築くことができるでしょう。
POINT3：内定者に寄り添う内容で返す
内定辞退メールには、内定者の理由や感情が込められていることが多いです。返信する際には、内定者の立場や気持ちに寄り添う内容を心がけましょう。感謝の意を示し、内定者の決断を尊重し、可能な限り協力やサポートを提供することが大切です。
内定者とのポジティブな関係を維持することは、将来的なつながりのためにも重要です。内定者が肯定的な印象を持ち、将来再び自社に応募してもらう可能性を高めることが目標です。
POINT4：「返信」ではなく「新規作成」で送る
内定辞退メールへの返信は、新しいメールとして作成し、送信することをお勧めします。元のメールスレッド内で返信すると、誤解を招く可能性があります。新しいメールを作成することで、クリアで明瞭なコミュニケーションが可能となり、相手にとってもわかりやすくなります。
このポイントを守ることで、内定者とのコミュニケーションが正確でミスのないものとなり、信頼性を高めることが可能となります。
POINT5：承諾したことを簡潔に記載する
内定辞退メールへの返信で、内定の辞退を受け入れる旨を明確に記載しましょう。誤解や混乱を避けるために、簡潔かつ明瞭な言葉で伝えることが大切です。内定者に対して、辞退が確定的であることを理解させることが目的です。 また、感謝の気持ちを忘れずに伝えることも重要です。
POINT6：応募書類の破棄についても言及する
最後に、内定者が以前に提出した書類や情報の取り扱いについても触れましょう。個人情報のプライバシーを尊重し、内定者に安心感を提供するために重要です。個人情報の適切な取り扱いに対する配慮は、企業の信頼性を示す重要な要素です。
内定辞退メールに返信する際は、礼儀正しさ、冷静な態度、感謝の表現、明確なコミュニケーション、個人情報の取り扱いに留意しましょう。
内定辞退メールの返信例文
例文1
拝啓、（内定者の名前）様
この度は、弊社への内定の辞退をお知らせいただき、誠に残念でございます。
お伝えいただいた理由について、理解致しました。
ご自身のキャリアにとって最善の選択をされるべきだと思います。
ご提出いただいた応募書類については、厳重に取り扱い、個人情報の保護に細心の注意を払います。
何かご不明点やご質問がございましたら、いつでもお気軽にお知らせください。
再度のご縁を心よりお待ちしております。
今後のご活躍をお祈り申し上げます。 どうぞお元気でお過ごしください。
敬具、
あなたの名前
当社名
例文2
拝啓、（内定者の名前）様
内定辞退のご連絡、ありがとうございます。
ご連絡いただいた理由について、理解致しました。
個人情報については、厳重に管理し、ご提出いただいた書類は速やかに破棄いたします。どうぞご安心ください。
また、今回の選考過程での印象は非常に良いものでした。
将来的に機会があれば、ぜひ再度ご検討いただければ幸いです。
今後のご活躍をお祈りしております。どうぞお身体に気をつけてお過ごしください。
敬具、
あなたの名前
当社名
内定辞退メールへの返信は感謝の気持ちを忘れず、個人情報の取り扱いに細心の注意を払い、将来の機会をにおわせる誠実なアプローチを心がけましょう。これにより、企業の良いイメージを維持し、ポジティブな関係を築けます。
内定辞退者を引き止めたい場合の返信例文
内定者を引き止めたい場合もあります。以下は、その際の返信例文とポイントです。
POINT
内定者を引き止める際は、誠実で理解のあるアプローチを心がけましょう。相手の意思を尊重しつつ、可能な限り魅力的な提案をすることが大切です。
例文3
拝啓、（内定者の名前）様
内定辞退のご連絡を受け、誠に残念でございます。
（内定者の名前）様の決断には尊重の意を表します。
しかしながら、私たちは（内定者の名前）様の経験とスキルに非常に魅力を感じており、当社でのキャリアを検討いただけることを望んでおります。
ご興味をお持ちいただけるなら、以下の点を検討いただければ幸いです。
– 待遇や福利厚生の見直し
– キャリアパスや成長機会の詳細説明
– チームメンバーとの面談のセッティング
（内定者の名前）様のご検討をお待ちしております。
ご質問やご相談があれば、どうぞお気軽にご連絡ください。 どうぞお身体に気をつけてお過ごしください。
敬具、
あなたの名前
当社名
まとめ
内定辞退メールに対する返信は、採用プロセスにおいて重要な要素です。礼儀正しい対応や誠実なアプローチを心がけ、将来の機会を損なわないよう注意しましょう。内定辞退者を引き止める場合も、誠実な提案を行うことで、再度の検討を促せます。
